Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Rozporządzenie ws. inwestycji...

29 Październik 2020 
Rząd pracuje nad rozporządzeniem, które określi listę inwestycji towarzyszących, która...

Projekt nowelizacji ustawy o...

29 Październik 2020 
Klub KO przygotował projekt nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu i zwalczaniu COVID-19,...

Przesunięcie terminu wejścia...

29 Październik 2020 
Związek Powiatów Polskich alarmuje, że choć nowe Prawo zamówień publicznych ma zacząć...

Wsparcie projektu EZD PUW przez Ministra Cyfryzacji

Data publikacji: 02-10-2019 Autor: Magdalena Sawicka

System EZD PUW został udostępniony już 429 podmiotom realizującym zadania publiczne. Narzędzie usprawnia pracę ponad 77 tysięcy urzędników w całej Polsce. W artykule opisujemy, jakie są dalsze plany jego rozwoju w kontekście realizacji projektu EZD RP.

 

System teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją o nazwie EZD PUW autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku cieszy się dużą popularnością. Wiele podmiotów realizujących zadania publiczne i działających na terenie RP jest zainteresowanych wdrożeniem tego narzędzia, które jest własnością Skarbu Państwa. W tym celu Minister Cyfryzacji i Wojewoda Podlaski w sierpniu 2018 r. nawiązali współpracę dotyczącą wdrażania i utrzymywania EZD PUW. Na mocy zawartego porozumienia Minister Cyfryzacji zobowiązał się do przejęcia od Wojewody Podlaskiego zadań związanych z zapewnieniem obsługi merytorycznej i technicznej (Help Desk EZD PUW), jak również zadań w obszarze wdrażania systemu w podmiotach publicznych. Decyzją Ministra Cyfryzacji w jego imieniu zadania związane z bieżącą obsługą partnerów EZD PUW zostały powierzone do realizacji Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej – Państwowemu Instytutowi Badawczemu (NASK). Zadania realizowane są w oddziale NASK w Białymstoku.

Status quo

Powyższe ustalenia nie spowodowały zmian w sposobie obsługi użytkowników systemu. Na dotychczasowych zasadach funkcjonuje portal zgłoszeń oraz dostęp do materiałów i dokumentacji na platformie ezd.gov.pl. Dzięki tej inicjatywie został jednak powiększony zespół Help Desku EZD PUW, który obecnie świadczy wsparcie z Białegostoku i z Warszawy. Oddział NASK w Białymstoku udziela pomocy merytorycznej i technicznej użytkownikom rozproszonym we wszystkich województwach naszego kraju.

Powiększenie zespołu przyczyniło się do wzrostu liczby nowych partnerów i usług świadczonych na ich rzecz. Od września ubiegłego roku do końca sierpnia 2019 r. zorganizowano szereg szkoleń i warsztatów, w ramach których łącznie przeszkolono ponad 2200 osób merytorycznych. Zapotrzebowanie na organizację warsztatów oraz szkoleń jest obecnie zbierane i realizowane na podstawie indywidualnych zgłoszeń, wizyt i rozmów z partnerami. W pierwszym kwartale 2019 r. zorganizowano w Warszawie warsztaty dla ponad 350 lokalnych administratorów systemu EZD PUW. Kolejne szkolenia są już planowane i będą odbywały się cyklicznie nie rzadziej niż raz w miesiącu. Prowadzimy także audyt prawidłowości wdrożeń u naszych partnerów, w szczególności pod kątem wykonanych prac technicznych i administracyjnych.

Zespół w zespół

Pięcioosobowa część zespołu, świadcząca wsparcie w Warszawie, poza prowadzeniem szkoleń administratorów i końcowych użytkowników systemu, zajmuje się opracowywaniem dokumentacji zarówno technicznej, jak i merytorycznej. Na portalu ezd.gov.pl udostępniona została nowa szczegółowa instrukcja dla administratorów systemu. Instrukcja wskazuje w przystępny sposób kolejne kroki postępowania, pozwala na samodzielne uruchomienie nowej instancji EZD PUW oraz ułatwia proces konfiguracji poszczególnych modułów.

Usystematyzowany materiał wdrożenia technicznej części EZD PUW składa się z sześciu elementów zawierających kolejne etapy pracy, począwszy od prac przygotowawczych do uruchomienia systemu, aż po prace poinstalacyjne. W materiale znajdują się szczegółowe wskazówki mające na celu wsparcie partnerów przystępujących do wdrożenia EZD PUW już na etapie planowania infrastruktury programowej i sprzętowej w zależności od skali wdrożenia czy liczebności przyszłych użytkowników systemu. Obecnie zespół pracuje nad stworzeniem nowoczesnych i przekrojowych materiałów e-learningowych oraz filmów instruktażowych, obrazujących czynności kancelaryjne oraz archiwizacyjne. Kompletna dokumentacja zostanie udostępniona już w IV kwartale br.

Świadczone wsparcie dotyczy obszaru technicznego i merytorycznego. Jest realizowane na bieżąco, zarówno dla jednostek, które rozpoczynają proces wdrożenia systemu, jak i dla tych, które już od lat zarządzają dokumentacją w EZD PUW. Od strony technicznej, poza szkoleniami i warsztatami dla administratorów, udzielana jest pomoc w przygotowaniu infrastruktury sprzętowej, instalacji i konfiguracji oraz integracji systemu z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej ePUAP, a także w zakresie „wgrania” struktury organizacyjnej jednostki wdrażającej oraz bazy danych. W przypadku zgłoszenia przez jednostkę wdrażającą potrzeby migracji danych z systemu dotychczas funkcjonującego są prowadzone także prace migracyjne. Po zawarciu porozumienia z jednostką administratorzy lokalni otrzymują dostęp do portalu ezd.gov.pl, gdzie publikowana jest dokumentacja techniczna, dzięki której możliwe jest samodzielne administrowanie aplikacją.

Przygotowani do nauki

W obszarze organizacyjno-merytorycznym prowadzona jest współpraca w szerokim obszarze zagadnień. Wspólnie z zespołem tworzony jest optymalny harmonogram prac, uwzględniający cztery etapy wdrożenia. Realizowane są szkolenia z zakresu zasad działania i funkcjonalności EZD PUW oraz elektronicznego zarządzania dokumentacją i jej archiwizacją. Trenerzy NASK prowadzą szkolenia dedykowane określonym grupom użytkowników. W pierwszej kolejności szkoleni są członkowie zespołu wdrożeniowego i koordynatorzy oraz administratorzy lokalni, następnie pracownicy punktów kancelaryjnych, punktów sekretarskich, archiwum zakładowego, a także kierownictwo. Każda z tych grup jest szkolona osobno, a program jest dostosowany do zakresu czynności realizowanych na danym stanowisku pracy.

 

[...]

 

Magdalena Sawicka
kierownik Oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, zastępca dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku; kieruje zespołem odpowiedzialnym za wdrażanie i rozwój jednolitego systemu EZD PUW w administracji publicznej RP, odpowiada za część merytoryczną systemu EZD RP 

Artykuł pochodzi z miesięcznika: Przetargi Publiczne

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne