Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Konferencja „Przeszłość dla...

10 Lipiec 2019 
10 czerwca 2019 r. w Warszawie odbyła się konferencja „Przeszłość dla przyszłości....

Projekt nowego pzp przyjęty

10 Lipiec 2019 
19 czerwca 2019 r. Stały Komitet Rady Ministrów przyjął projekt nowej ustawy – Prawo...

Mosty zero waste

10 Lipiec 2019 
W Krakowie trwa budowa mostów kolejowych przez Wisłę. Nowe przeprawy zastąpią użytkowany...

Faktura elektroniczna – nowe obowiązki dla jsfp

Data publikacji: 25-04-2019 Autor: Ilona Zalewska
Tagi:    roboty budowlane

W stosunku do zamówień o wartości szacunkowej powyżej 30 tys. euro netto 18 kwietnia br. weszła w życie ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, która zobowiązuje zamawiających do utworzenia kont na specjalnej platformie i do odbioru faktur za jej pośrednictwem.

 

Ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (dalej: uef) wdrożono do polskiego porządku prawnego przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.

Poszczególne przepisy uef wchodzą w życie:
 

  • 18 kwietnia 2019 r. w stosunku do zamówień o wartości szacunkowej powyżej 30 tys. euro netto, do udzielenia których miały zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych – zamawiający będzie miał obowiązek odbioru ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, jeżeli wykonawca zechce przesłać taką fakturę za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania;
  • 1 sierpnia 2019 r. w stosunku do zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 8 pzp (zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro).


Jednostki objęte nowymi przepisami

Nowe obowiązki wynikające z uef obejmują wszystkich zamawiających i wykonawców w rozumieniu przepisów pzp, a więc wszystkie jednostki, które zostały wymienione w art. 3 ust. 1 pzp. Obowiązek stosowania uef istnieje w każdym przypadku, gdy któraś z tych jednostek udziela zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane.

Ponadto do stosowania regulacji uef są zobowiązani wszyscy koncesjodawcy i koncesjonariusze w rozumieniu przepisów ustawy o koncesji na roboty budowlane lub usługi (dalej: ustawa koncesyjna).

Ustawowe wyłączenia

Należy podkreślić, że przepisy uef nie mają zastosowania do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego, wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy, oraz do umów zawartych w wyniku takich postępowań.

Ponadto regulacje uef nie  mają zastosowania do zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1–3, 5 i 6 pzp, oraz do umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy koncesyjnej (wyłączenia te dotyczą przede wszystkim umów związanych z dostawą broni i materiałów wojennych oraz umów objętych ochroną ze względu na bezpieczeństwo państwa).

Dodatkowo warto zwrócić uwagę, że zgodnie z dyspozycją art. 4 ust. 3 uef zamawiający mają możliwość wyłączenia obowiązku elektronicznego fakturowania w stosunku do zamówień publicznych, do których nie mają zastosowania pzp, ustawa koncesyjna albo ustawa o partnerstwie publiczno-prywatnym. Warunkiem zastosowania takiego wyłączenia jest jednak poinformowanie o tym fakcie wykonawcy – w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna

W świetle art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną – zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT – jest zaś faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zasadniczo faktury elektroniczne są traktowane na równi z fakturami papierowymi. Istotne regulacje odnoszące się do faktur elektronicznych zawarto m.in. w art. 106g ust. 3, art. 106h ust. 3, art. 106m i art. 106n ustawy o VAT, a elementy, jakie powinna zawierać faktura, wymieniono w art. 106e tej ustawy.

Ustrukturyzowanej faktury elektronicznej nie można utożsamiać z e-fakturą dotychczas stosowaną w obrocie gospodarczym. Specyficzny format tego dokumentu będzie wymagał użycia właściwych systemów lub aplikacji.

Faktura ustrukturyzowana a klasyczna e-faktura

Jeżeli w uef jest mowa o ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej, należy przez to rozumieć fakturę elektroniczną, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, spełniającą jednocześnie wymagania umożliwiające przesyłanie dokumentów za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (dalej: PEF lub platforma). To oznacza, że ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną nie jest plik w formacie PDF czy JPEG ani też dokument przesłany w edytorze tekstu. Jest nią wyłącznie ustrukturyzowany kod zapisany w formacie XML, odczytywany przy użyciu odpowiedniego programu komputerowego.

Według definicji zawartej w dyrektywie 2014/55/UE fakturą elektroniczną jest faktura, która została wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, umożliwiającym jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie. Najważniejszą cechą, która odróżnia ustrukturyzowane faktury elektroniczne od przyjętego powszechnie rozumienia e-faktury (utożsamianej z plikami w formatach: PDF, JPG, PNG, GIF, TIF), jest właśnie możliwość elektronicznego przetwarzania. Z technicznego punktu widzenia faktury zapisane w wymienionych formatach, przesyłane np. jako załączniki w komunikacji elektronicznej (drogą mailową), są jedynie obrazami (kopiami) faktur. Nie ma możliwości automatycznego ich przetwarzania w systemach finansowo-księgowych – konieczne jest przepisanie danych zawartych w takich dokumentach (obrazach). Przekazanie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej pozwala na automatyczne wprowadzanie zawartych w niej danych i w efekcie na skrócenie czasu obsługi dokumentu dzięki wyeliminowaniu konieczności przepisywania poszczególnych informacji. Takie rozwiązanie ogranicza jednocześ­nie ryzyko popełnienia błędu w trakcie ręcznego wprowadzania danych do systemu.

Należy pamiętać o tym, że ustrukturyzowana faktura elektroniczna musi być zgodna z normą europejską fakturowania elektronicznego ogłoszoną decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2017/1870. Norma ta wskazuje na dwa obowiązujące standardy, zgodnie z którymi należy przesyłać faktury elektroniczne: UN/CEFACT i UBL 2.1.

Podstawowe elementy ustrukturyzowanej faktury elektronicznej określają dyrektywa 2014/55/UE oraz regulacje uef (zob. ramka: Podstawowe elementy…).

Korzyści płynące z nowych rozwiązań

Jak już wspomniano wcześniej, ustrukturyzowana faktura elektroniczna to faktura, która pozwala na automatyczne (bez udziału pracy człowieka) przekazywanie i przetwarzanie danych w komputerowych systemach finansowo-księgowych.

 

[...]

 

Ilona Zalewska
specjalista ds. zamówień publicznych, pracownik instytucji zamawiającej (jst); ukończyła prawnicze studia wyższe, studium zarządzania projektami finansowanymi ze środków UE oraz studium zamówień publicznych 

Artykuł pochodzi z miesięcznika: Przetargi Publiczne

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne