Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Rozporządzenie ws. inwestycji...

29 Październik 2020 
Rząd pracuje nad rozporządzeniem, które określi listę inwestycji towarzyszących, która...

Projekt nowelizacji ustawy o...

29 Październik 2020 
Klub KO przygotował projekt nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu i zwalczaniu COVID-19,...

Przesunięcie terminu wejścia...

29 Październik 2020 
Związek Powiatów Polskich alarmuje, że choć nowe Prawo zamówień publicznych ma zacząć...

Dokumentacja wewnętrzna

Data publikacji: 31-07-2017 Autor: Marcin Piątek
Tagi:    oświadczenie   siwz

Dokumenty tworzone w administracji publicznej służą ochronie dowodowej oraz realizacji zasady jawności i przejrzystości działania. Jak na tę kwestię wpływają wprowadzone w 2016 r. przepisy pzp wymuszające elektronizację?

Jedną z najważniejszych zasad obowiązujących w postępowaniu o zamówienie publiczne jest zasada pisemności postępowania. Wiąże się ona z rygorystycznym stosowaniem przez zamawiającego określonych wymogów prawidłowego przeprowadzenia i zakończenia postępowania i oznacza m.in.:

 

  • pisemność oświadczenia o braku lub istnieniu powodów wyłączenia z postępowania – art. 17 ust. 2 pzp;
  • pisemność powierzenia pracownikom zamawiającego przez kierownika zamawiającego wykonywania czynności zastrzeżonych dla niego (upoważnienie) – art. 18 ust. 2 pzp;
  • pisemność umowy o zamówienie publiczne – art. 139 ust. 2 pzp.

 

Zasada pisemności jest mocno zakorzeniona w sektorze publicznym i wynika expressis verbis z ustawy o finansach publicznych, zwłaszcza w kontekście czynności wykonywanych przez głównego księgowego/skarbnika. Trzeba pamiętać, że cała administracja publiczna (rządowa i samorządowa) nadal w znacznej części opiera się na dokumentacji papierowej (choć coraz częściej dokumentacja ta wypierana jest przez dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym).

Zgodnie z art. 78 § 1 ustawy Kodeks cywilny (dalej: kc) do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Należy podkreślić, że w kc rozróżniono jednoznacznie trzy formy czynności prawnej: pisemną, dokumentową i elektroniczną. Forma pisemna jest przede wszystkim stosowana dla celów dowodowych (art. 74 § 1 kc). Stąd stosowanie dokumentacji papierowej w administracji publicznej służy z jednej strony ochronie dowodowej, a z drugiej – realizacji zasady jawności i przejrzystości działania.

Znowelizowane w 2016 r. przepisy o zamówieniach publicznych dokonują swoistej rewolucji w komunikacji między zamawiającym a wykonawcą w zakresie czynności prawnych. Sprowadza się to przede wszystkim do bezwzględnego wymogu sporządzania i składania ofert oraz oświadczeń w formie elektronicznej opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest to przede wszystkim ogromna zmiana jakościowa dla zamawiających z sektora publicznego, choć należy na nią patrzeć szerzej – w kontekście postępującej od kilku lat elektronizacji zamówień publicznych. Wystarczy wspomnieć o już istniejących jej elementach:

 

  • możliwość udostępniania, zmiany, modyfikacji siwz oraz zawiadomienia o wynikach postępowania na stronie internetowej;
  • możliwość komunikowania się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
  • możliwość składania ofert drogą elektroniczną za zgodą zamawiającego.


Wspomniana wyżej zmiana przepisów jest kolejną progresywną formą wsparcia dla e-dokumentów oraz e-urzędu.

W kontekście nowelizacji pzp z 2016 r. należy podkreślić, że implementowanie do polskiej ustawy zapisów nowej dyrektywy klasycznej w zakresie obligatoryjnej informatyzacji komunikacji między zamawiającym a wykonawcą nie stanowi całkowitego odejścia od zasady pisemności, choć znacznie ją ogranicza. Nie można przy tym zapominać, że zgodnie z art. 781 § 1 i 2 kc do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Tym samym na gruncie pzp ustawodawca rozszerzył dotychczasową elektronizację czynności niebędących czynnościami prawnymi o czynności prawne, zastrzegając zarazem konieczność opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Administracja publiczna jednak, ze względu na konieczność prowadzenia dokumentacji dowodowej, w wielu kwestiach nadal będzie zdana na formę pisemną. Nie inaczej jest i będzie, przynajmniej na razie, w zamówieniach publicznych, gdzie oprócz wspomnianych zmian komunikacyjno-technologicznych (art. 10a–10g pzp) wiele czynności będzie nadal wymagać pisemnych dowodów, zwłaszcza w kontekście rygoryzmu kontroli zewnętrznych prowadzonych w sektorze publicznym.

[...]

Marcin Piątek
pracownik jednostki sektora finansów publicznych

Artykuł pochodzi z miesięcznika: Przetargi Publiczne

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne