Na pytania naszych Czytelników przesyłane do redakcji odpowiada Agnieszka Szulakowska.

Jakich dokumentów przedmiotowych można żądać od wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego?

Na podstawie delegacji ustawowej zostało wydane rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (DzU z 2016 r., poz. 1126 ze zm.). W § 13 ust. 1 tego rozporządzenia wskazano, jakich dokumentów zamawiający może żądać od wykonawcy w celu potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez niego (przepis ten stanowi katalog otwarty). Obok prawa do żądania próbek, opisów czy fotografii wskazano także na możliwość żądania planów, projektów, rysunków, modeli, wzorów, programów komputerowych oraz innych podobnych materiałów, których autentyczność musi zostać poświadczona przez wykonawcę na żądanie zamawiającego. Ponadto zamawiający może żądać:

1. certyfikatu wydanego przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę, jako środka dowodowego potwierdzającego zgodność z wymaganiami lub cechami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, kryteriach oceny ofert lub warunkach realizacji zamówienia;
2. zaświadczenia niezależnego podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym;
3. zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełniania przez wykonawcę określonych norm zapewnienia jakości, jeżeli zamawiający odwołuje się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich seriach norm europejskich;
4. zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełnienia przez wykonawcę wymogów określonych systemów lub norm zarządzania środowiskowego, jeżeli zamawiający wskazuje środki zarządzania środowiskowego, które wykonawca będzie stosował podczas wykonywania zamówienia publicznego, odwołując się do unijnego systemu zarządzania środowiskiem i audytu (EMAS) lub do innych norm zarządzania środowiskowego opartych na odpowiednich normach europejskich lub międzynarodowych opracowanych przez akredytowane jednostki. Przedmiotowe środki dowodowe mogą pochodzić od samego wykonawcy, jak i od podmiotów trzecich.

Należy jednak pamiętać, że zamawiający w postępowaniu o udzielenie zamówienia może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do jego przeprowadzenia.

Czy obowiązkiem zamawiającego jest wezwanie wykonawcy do uzupełnienia dokumentów przedmiotowych?

W sytuacji gdy wykonawca w treści oferty wpisał, że oferuje konkretny model urządzenia zgodnie z wymaganiami zamawiającego, a wykonawca na wezwanie zamawiającego nie złożył dokumentów przedmiotowych lub z ich treści wynika, że wstępują rozbieżności, to zamawiający zobowiązany jest na podstawie art. 26 ust. 4 pzp wyjaśnić treść dokumentów lub na podstawie art. 26 ust. 3 pzp wezwać do ich uzupełnienia. W wyroku z 19 czerwca 2019 r. (KIO 1025/19) Izba potwierdziła, że: „Mając na uwadze treść art. 25 ust. 1 pkt 2 Pzp, odnoszącego się do oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie przez oferowane dostawy lub usługi wymagań określonych przez zamawiającego, w przypadku braku takich dokumentów, prawidłowe działanie zamawiającego powinno polegać na wezwaniu do uzupełnienia oferty i przesłania dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowane dostawy/usługi wymagań określonych przez zamawiającego”. Istotne jest, że wyjaśnienia lub uzupełnienia dokumentów nie mogą prowadzić do zmiany treści oferty.

Izba w wyroku z 20 października 2017 r. (KIO 2082/17) wskazała ponadto, że: „(…) treść oferty, precyzująca oferowane produkty i rozwiązania, musi być ustalona w terminie składania ofert i nie może podlegać dookreśleniu po upływie tego terminu. (…) Do zmiany treści oferty, czy też dookreślania oferowanego świadczenia, nie mogą prowadzić wyjaśnienia, ani dokumenty uzupełniane na wezwanie w trybie art. 26 ust. 3 i 4 Pzp – gdyż procedura ta, jak wynika z art. 25 ust. 1 pkt 2 Pzp – ma wyłącznie na celu potwierdzenie przez wykonawcę dokumentami, że oferowane przez niego produkty odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego. W innym przypadku, wykonawca, znając złożone oferty i ich ceny, mógłby dowolnie kształtować przedmiotową treść własnej oferty, po upływie wyznaczonego terminu jej złożenia. Zgodnie z art. 140 ust. 1 Pzp zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie”.

[...]

Agnieszka Szulakowska
doradca, praktyk, prawnik; kierownik wydziału zamówień publicznych i funduszy zewnętrznych w jst, członek zarządu OSKZP