Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Konferencja „Przeszłość dla...

10 Lipiec 2019 
10 czerwca 2019 r. w Warszawie odbyła się konferencja „Przeszłość dla przyszłości....

Projekt nowego pzp przyjęty

10 Lipiec 2019 
19 czerwca 2019 r. Stały Komitet Rady Ministrów przyjął projekt nowej ustawy – Prawo...

Mosty zero waste

10 Lipiec 2019 
W Krakowie trwa budowa mostów kolejowych przez Wisłę. Nowe przeprawy zastąpią użytkowany...

Demonstracja próbki

Data publikacji: 10-07-2019 Autor: Grzegorz Mazurek
Tagi:    roboty budowlane   siwz

Badanie spełniania przez oferowane dostawy i usługi wymagań określonych przez zamawiającego w specyfikacji może się odbywać za pomocą prezentacji składanych wraz z ofertą próbek.

 

W procesie udzielania zamówień publicznych konieczne jest przeprowadzenie procedury badania ofert. Zamawiający – jako podmiot, który ma wybrać najkorzystniejszą ofertę – powinien tworzyć jasne i jawne dla wszystkich reguły, na podstawie których dokona tego wyboru. Zazwyczaj reguły te w dużym stopniu sprowadzają się do stworzenia tzw. kryteriów policzalnych, ocenianych na podstawie deklaracji ofertowych (również w zakresie ceny).

W wielu jednak przypadkach zamawiający decydują się na wprowadzenie elementu praktycznego do postępowania – żądają przedstawienia treści merytorycznej oferty w formie umożliwiającej bezpośrednie zbadanie zamawianego przedmiotu dostawy lub usługi. To przedstawienie merytorycznej treści oferty ma niekiedy na celu ocenę w zakresie punktowym, co związane jest z zastosowaniem kryteriów oceny ofert, a niekiedy ma ono znaczenie takie, że daje wiedzę o spełnieniu wymaganych parametrów, na zasadzie „spełnia/nie spełnia”, przy czym niespełnienie powoduje odrzucenie oferty. W języku zamówień publicznych takie praktyczne badanie nazywa się badaniem próbki lub demonstracją próbki.

Próbka w pzp

Na potrzeby prawa zamówień publicznych nie stworzono legalnej definicji próbki, jednak zakres znaczeniowy tego pojęcia nie generuje problemów interpretacyjnych – rozumienie próbki w znaczeniu potocznym jest wystarczające dla zrozumienia istoty zastosowania procedury badania czy demonstracji próbki w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Jak z samej nazwy wynika, próbka ma być jedynie elementem całości przedmiotu zamówienia.

Wyrok KIO z 26 lutego 2018 r. (KIO 245/18)

„(…) próbka, w zależności od okoliczności, stanowić może zarówno gotowy, w pełni funkcjonalny wyrób, jak i jego prototyp. Tytułem przykładu wskazać można na zamówienia na dostawy wyrobów medycznych, w których rolę próbek pełnią wyroby, które następnie będą dostarczane w wykonaniu umowy w sprawie zamówienia publicznego” (zob. też wyrok KIO z 1 października 2018 r., KIO 1819/18; wyrok KIO z 23 lipca 2014 r., KIO 1395/14).

W niniejszym opracowaniu zostaną przedstawione orzeczenia i przypadki praktyczne związane z demonstracją próbek.

Istota demonstracji próbek

Próbka może przybrać postać przedmiotu oferty – służy wtedy namacalnemu, empirycznemu zbadaniu cech i właściwości owego przedmiotu. Badanie cech i właściwości przedmiotu może przybrać formę eksperymentu, jeżeli jego przeprowadzenie i przebieg zostały opisane w siwz. Wówczas mamy do czynienia z tzw. demonstracją (prezentacją) próbki. Zgodnie z poglądem wyrażonym w wyroku KIO z 25 marca 2015 r. (KIO 506/15) tego rodzaju próbka będzie więc miała charakter oferty – czy to wprost, czy też jako tzw. dokument mający potwierdzać spełnienie przez oferowany przedmiot wymagań postawionych przez zamawiającego, finalnie rozpatrywany przecież przez pryzmat spełnienia wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia.

Wyrok KIO z 27 marca 2018 r. (KIO 442/18)

„Prezentacja próbki jest bowiem sposobem zbadania cech przedmiotu składającego się na ofertę. Może ona przybrać postać oględzin oferowanego przedmiotu, zbadania jego właściwości, sprawdzenia walorów użytkowych, testowania sprzętu komputerowego, zbadania działania systemu informatycznego. Scenariusz oceny próbek obejmuje wówczas przeprowadzenie prezentacji jej cech funkcjonalnych, walorów estetycznych, walorów użytkowych, jak również właściwości oraz sposobu działania, sprawdzenie (…) szczegółowych parametrów, zwartościowanie cechy tego przedmiotu według przyjętych kryteriów pozacenowych, a wreszcie zbadanie, czy oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego”.

Okolicznością, która będzie uzasadniać przeprowadzenie demonstracji próbki – tj. prezentację oferowanego przedmiotu, wskazanie jego cech i zademonstrowanie sposobu, w jaki działa, jak należy go używać i jakie ma funkcje i możliwości – będzie przede wszystkim brak możliwości samodzielnego badania próbki przez zamawiającego, czy to ze względu na brak narzędzi, czy też z uwagi na brak wiedzy i umiejętności zamawiającego, który dotychczas mógł nie mieć styczności z podobnymi produktami. Demonstracja próbki będzie wówczas możliwa zatem wyłącznie w obecności wykonawcy lub osoby przez niego oddelegowanej. Zamawiający może, a nawet powinien brać czynny udział w demonstracji, dzięki temu może lepiej zapoznać się z oferowanym sprzętem, a w konsekwencji dokonać prawidłowej oceny oferty wykonawcy.

W celu przeprowadzenia rzetelnego badania próbek zamawiający powinien szczegółowo opisać w siwz sposób przeprowadzenia tego badania. Badanie nie polega jedynie na oględzinach próbki, ale oznacza sprawdzenie jej działania, funkcjonalności i wytrzymałości, a także obejmuje demonstrację systemu czy przetestowanie parametrów.

Wyrok KIO z 29 lutego 2016 r. (KIO 190/16)

„Każde badanie, które ma za przedmiot pewien proces, jakąś aktywność, a nie jedynie namacalnie dające się poznać cechy i właściwości fizyczne przedmiotu, będzie aktem niepowtarzalnym. Badanie próbki polegające na jej uruchomieniu, sprawdzeniu jej działania i zbadanie funkcjonalności i realizacji określonych procesów będzie miało postać już nie oględzin statycznego przedmiotu próbki, ale swego rodzaju eksperymentu, zwyczajowo określanego prezentacją lub demonstracją systemu. W takim wypadku czynność badania ma charakter niepowtarzalny i niedający się powtórzyć dokładnie tak samo, jak miało to miejsce w trakcie jego dokonywania przez zamawiającego. Każda próba zrekonstruowania przebiegu poddawanego ocenie procesu będzie miała charakter pośredni i odtwórczy w stosunku do tego, co stanowiło podstawę określonych wniosków osób dokonujących oceny”.

Dlatego opisanie procedury badania próbki okazuje się jedną z ważniejszych kwestii dotyczących zastosowania próbek w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Obowiązki zamawiającego przy demonstracji próbek oraz ich naruszenie

Przede wszystkim należy wskazać, że zamawiający zobowiązany jest do przeprowadzenia prezentacji w sposób obiektywny, bez faworyzowania określonego dostawcy i jego produktu. Na zamawiającym ciąży obowiązek wynikający z art. 7 pzp, który przy prezentacji próbek przybiera postać m.in. równego traktowania w przekazywaniu informacji o warunkach i możliwości przeprowadzenia prezentacji oraz jej terminie (z co najmniej kilkudniowym wyprzedzeniem, aby możliwe było przygotowanie prezentacji przez wykonawcę). Dodatkowo należy wskazać, że zamawiający powinien w szczególności ustalić kolejność prezentacji, sporządzić z niej protokół, przewidzieć możliwość wzięcia udziału w prezentacji pozostałych wykonawców jako obserwatorów. W niektórych przypadkach pomocne może się okazać nagrywanie demonstracji w celu uniknięcia sprzecznych ustaleń czy posądzenia o nieprawidłowe przeprowadzenie prezentacji albo stronniczość.

Nieujęcie w postanowieniach siwz scenariusza demonstracji, który pozwoliłby na stworzenie równych i jas­nych reguł oceny, jest najczęstszym błędem po stronie zamawiających.

Wyrok KIO z 27 marca 2018 r. (KIO 442/18)

„W niniejszym wypadku Zamawiający nie opracował i nie przedstawił żadnego obiektywnego scenariusza (…). Powyższe znalazło swoje odzwierciedlenie zarówno w dokumentacji postępowania (…), jak również w toku dokonanej prezentacji. Jej wynik bowiem był zależny od wielu czynników, zarówno od warunków panujących w pomieszczeniu, użytego sposobu prezentacji, jak również samego podejścia do prowadzonych testów i użytych do nich komponentów (ich stanu i rodzaju). Nie dało się również ukryć subiektywnego podejścia osoby przeprowadzającej prezentację, nacechowanego wyraźnym dystansem i uprzedzeniem do produktu, które to okoliczności dyskwalifikują taki sposób oceny próbki. Być może swoje znaczenie miało w tym wypadku przyzwyczajenie do określonego produktu i negatywne nastawienie do zmiany określonych zwyczajów”.

 

[...]

 

Grzegorz Mazurek
adwokat, prowadzi własną kancelarię prawną; były wiceprezes Krajowej Izby Odwoławczej i arbiter 

Artykuł pochodzi z miesięcznika: Przetargi Publiczne

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne