Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Zmiany w ufp

29 Maj 2019 
Ministerstwo Finansów chce zmienić przepisy dotyczące kontroli zarządczej i audytu...

Raport o stanie polskiego...

29 Maj 2019 
Na Platformie Partnerstwa Publiczno-Prywatnego udostępniono raport dotyczący rynku PPP za...

Ustawa zapewniająca...

29 Maj 2019 
4 maja 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw...

Obsługa prawna zamawiającego

Data publikacji: 05-06-2018 Autor: Magdalena Marciniak

Na czym polega bieżąca obsługa prawna zamawiającego w zakresie przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia?

Niejednokrotnie zamawiający stają przed dylematem, czy zorganizować i przeprowadzić postępowanie w celu udzielenia zamówienia we własnym zakresie, czy skorzystać w tym celu z doradztwa profesjonalnego podmiotu zewnętrznego. Wybór sprowadza się do tego, że zamawiający albo przejmuje ryzyko związane z prawidłowością przeprowadzenia postępowania, albo odpłatnie przerzuca je na zewnątrz. Formy świadczenia pomocy dla podmiotów udzielających zamówień są bardzo zróżnicowane – od ogólnego doradztwa po działanie w imieniu zamawiającego i na jego rzecz w charakterze pełnomocnika. Powierzenie czynności przygotowania i przeprowadzenia postępowania niezależnemu podmiotowi, choć wydaje się, że jest rozwiązaniem bardziej kosztownym, to w ostatecznym rozrachunku może przynieść znacznie więcej korzyści i oszczędności niż samodzielne działania zamawiających. Korzyści te odczuwalne są przede wszystkim na płaszczyźnie zaangażowania czynnika ludzkiego – decydując się bowiem na samodzielne przygotowanie postępowania, zamawiający musi wziąć pod uwagę liczbę i strukturę zatrudnienia, przewidzieć rezerwy zatrudnienia w razie konieczności zastępstwa, ale także na płaszczyźnie ekonomicznej – zlecenie zadania zewnętrznemu podmiotowi oznacza mniejsze ryzyko wystąpienia błędów, cofnięcia dofinansowania, ale też mniejszą odpowiedzialność podmiotu organizującego przetarg.

Korzystając z doradztwa zewnętrznego, należy pamiętać o tym, że zakres zadań, a więc i odpowiedzialność, są regulowane stosunkiem zobowiązaniowym między zobowiązanym do stosowania ustawy a jego doradcą lub pełnomocnikiem. Umowa ta – w zależności od jej kształtu i postanowień – będzie, co do zasady, umową starannego działania, odwołującą się do konieczności wykonywania powtarzalnych czynności. W pewnych warunkach może jednak przybrać formę umowy o dzieło, ocenianej pod kątem osiągnięcia konkretnego rezultatu. To powoduje dość istotną różnicę w rozkładzie odpowiedzialności obu stron. Jednak niezależnie od tego podmiot zajmujący się bieżącą prawną obsługą zamawiającego powinien albo przeprowadzić zamawiającego przez procedurę zamówieniową, albo przeprowadzić tę procedurę za niego (w sytuacji otrzymania właściwego pełnomocnictwa).

Zakres doradztwa

Każde doradztwo powinno obejmować tzw. kamienie milowe właściwe dla wszczęcia i przeprowadzenia postępowania zgodnie z ustawą, w tym prawidłowe określenie i sklasyfikowanie przedmiotu zamówienia, oszacowanie jego wartości z uwzględnieniem innych planowanych w roku finansowym zamówień, przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami ustawy, a następnie wszczęcie postępowania w odpowiednim trybie.

Sklasyfikowanie zamówienia i oszacowanie wartości

Dwa wymienione jako pierwsze elementy wymagają aktywnej współpracy z komórkami merytorycznymi zamawiającego. W sytuacji gdy przedmiot zamówienia jest z pogranicza usług i robót budowlanych, konieczne będzie ustalenie specyfiki i zakresu zamawianych dóbr, a następnie sklasyfikowanie ich za pomocą odpowiednich kodów CPV. W przypadku zamówienia mieszanego wybór odpowiedniej procedury będzie zależał od właściwego zastosowania przepisów kolizyjnych, tj. art. 5c–5f pzp. Błędne sklasyfikowanie przedmiotu zamówienia może mieć poważniejsze konsekwencje niż pojedyncze naruszenia ustawy, np. w zakresie terminu składania ofert czy wyboru właściwego ogłoszenia. Dla przykładu – zakwalifikowanie usług jako robót budowlanych i zaniechanie przeprowadzenia procedury unijnej z uwagi na to, że zakładana wartość robót nie przekracza progów określonych na podstawie art. 11 ust. 8 pzp, spowoduje wybór niewłaściwej procedury w całej rozciągłości. Co więcej, w przypadku postępowań sektorowych zakwalifikowanie zamówienia jako poniżej progowego spowoduje całkowite zaniechanie stosowania pzp.

Właściwa klasyfikacja ma doniosłe znaczenie nie tylko dla przeprowadzenia zamówienia podstawowego. Błędy w tym zakresie mogą uniemożliwić aneksowanie zawartej umowy w drodze udzielenia zamówień dodatkowych: gdy początkowo udzielone zostanie zamówienie na roboty, a następnie zajdzie konieczność wykonania dodatkowych usług, to zawarcie aneksu może się okazać ryzykowne. Nie ulega wątpliwości, że zmiana kwalifikacji zamówienia z robót na usługi będzie zmianą charakteru umowy i jako taka nie będzie możliwa w ramach zawartej umowy, gdyż zakazuje tego art. 144 ust. 1b pzp.

W przypadku kolejnego kroku, jakim jest szacowanie wartości zamówienia, konieczne będzie zastosowanie wymogów formalnoprawnych do wyliczenia kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na zamówienie. W pzp praktycznie nie wskazuje się, jak dokonywać rozeznania cenowego, określa się jedynie ogólne zasady, takie jak zakaz dzielenia zamówień na części w celu zaniżenia ich wartości czy zakaz wybierania sposobu obliczania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy. W tym zakresie przyda się zatem wsparcie osób merytorycznych odpowiedzialnych za zamówienie, zwłaszcza że materia ta nie pozostaje obojętna dla kontroli Prezesa UZP.

[...]

Magdalena Marciniak
radca prawny w Kancelarii Prawnej PIERÓG & Partnerzy

Data aktualizacji: 05-06-2018

Artykuł pochodzi z miesięcznika: Przetargi Publiczne

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne