W art. 46 ust. 1 pzp ustawodawca wskazał termin, w jakim zamawiający zobowiązany jest zwrócić wadium wszystkim wykonawcom ubiegającym się o zamówienie.

 Termin ten określony został za pomocą słowa „niezwłocznie”. Jednocześnie w treści tego przepisu przewidziane zostały dwa wyjątki, gdy termin ten nie ma zastosowania. Mianowicie konieczność zwrotu wadium nie obejmuje wykonawcy, który złożył ofertę najkorzystniejszą, oraz wykonawcy, który w odpowiedzi na wezwanie nie złożył wymaganych dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, brak podstaw do wykluczenia lub pełnomocnictw, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.

Jak wielokrotnie wskazywano w doktrynie i orzecznictwie, określenie „niezwłocznie” nie jest równoznaczne z „natychmiast”, lecz oznacza termin realny w okolicznościach danego miejsca i czasu, przy uwzględnieniu celu społeczno-gospodarczego i panujących w danym zakresie zwyczajów oraz z uwzględnieniem staranności przyjętej w stosunkach danego rodzaju. Termin ten zazwyczaj tłumaczy się również jako „bez zbędnej zwłoki”.

Mimo wieloletniego funkcjonowania omawianego przepisu, jak pokazują wyniki kontroli przeprowadzanych przez Prezesa UZP, zamawiający nadal dosyć często ignorują obowiązek z niego wynikający. W jednym z postępowań, które było przedmiotem kontroli UZP, zamawiający zwrócił wadium po ponad dwóch miesiącach od poinformowania wykonawców o wyborze oferty najkorzystniejszej i to dopiero po otrzymaniu od Prezesa UZP prośby o uzupełnienie dokumentacji przesłanej do kontroli o pisma potwierdzające zwrot wadium (zob. informacja wyniku kontroli uprzedniej KU/113/17/DKZP). Warto także podkreślić, że wniesienie jednego wadium zabezpieczającego oferty złożone w ramach kilku pakietów nie uniemożliwia poprawnego zastosowania przepisu art. 46 ust. 1 pzp – jak objaśniła KIO rozpatrująca zastrzeżenia zamawiającego do informacji o wyniku kontroli uprzedniej:

Uchwała KIO z 6 listopada 2019 r. (KIO/KU 65/19)

„(…) w treści obu przedstawionych przez ww. wykonawców gwarancji bankowych zapłaty wadium wyszczególnione zostało, jaka jest wysokość wadium dla poszczególnych Pakietów. Z uwagi na to, że w przypadku wnoszenia wadium drogą elektroniczną zamawiający nie dokonuje fizycznego zwrotu wadium, odsyłając wykonawcom wersję papierową dokumentu, i jedynie dokonuje zwolnienia z tego tytułu, nie było w tym przypadku technicznych przeszkód, aby poinformować ww. wykonawców o tym fakcie w odniesieniu do danych Części (Pakietów) postępowania”.

[...]

Ekspert z zakresu zamówień publicznych, główny specjalista w instytucji współfinansującej projekty unijne i środowiskowe; odznaczona przez Prezydenta RP brązowym medalem za długoletnią służbę