Przetargi publiczne

Kampania promocyjna

Przygotowując postępowanie na przeprowadzenie kampanii promocyjnej czy też reklamowej, zamawiający może to zadanie zlecić wykonawcy w całości, w części bądź tylko w zakresie określonych działań.

Realizacja ustawowych zadań przez podmioty należące do sektora finansów publicznych coraz częściej wiąże się z koniecznością uwzględniania przez nie zasad rządzących światem promocji i reklamy. Zaplanowane i przemyślane strategie promocyjne i reklamowe umożliwiają w znacznym stopniu sprawną oraz efektywną realizację powyższych zadań. Ułatwiają ponadto dotarcie do odbiorcy usług publicznych. Chociaż wykonywanie części zadań publicznych następuje w drodze realizacji tzw. ustawowych obowiązków, tym niemniej poziom zadowolenia odbiorców tych usług jest miarą skuteczności realizacji przedmiotowych zadań.

Przygotowanie postępowania

Przygotowanie postępowań będących przedmiotem niniejszego artykułu, co do zasady, nie różni się istotnie w swoich podstawowych założeniach od każdego innego postępowania prowadzonego z zastosowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp). Jest to jednak - wbrew pozorom - bardzo często trudne i skomplikowane zadanie. Trudności, jakie mogą pojawić się w związku z przygotowaniem kampanii promocyjnych i reklamowych po stronie zamawiających, dotyczą opisu przedmiotu zamówienia. Pod ogólnym pojęciem kampanii promocyjnych i reklamowych kryje się w końcu wiele różnorodnych zadań, takich jak:

• opracowanie banerów reklamowych,
• przygotowanie ulotek, wizytówek,
• organizacja konferencji wraz z przygotowaniem materiałów konferencyjnych,
• zamówienie drobnych przedmiotów reklamowych w postaci breloczków, smyczy na klucze czy długopisów.

Niezwykle ważne, również z punktu widzenia konieczności racjonalnego wydatkowania środków publicznych, jest spojrzenie na zagadnienie organizacji kampanii promocyjnych i reklamowych w sposób kompleksowy w odniesieniu do konkretnego zamawiającego. Temu mają służyć m.in. strategie kampanii promocyjnych i reklamowych opracowywane jako plany o charakterze długoterminowym.

W ramach omawianego etapu przygotowawczego można wyróżnić następujące czynności faktyczne, które muszą zostać podjęte przez zamawiających:

1. rozpoznanie potrzeb,
2. opisanie przedmiotu zamówienia,
3. oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia,
4. wybór trybu postępowania.

Rozpoznawanie potrzeb

Rozpoznanie potrzeb zamawiającego w zakresie opracowania kampanii promocyjnych i reklamowych wiąże się z koniecznością stworzenia planu (strategii promocyjnej).

[...]

Łukasz Laszczyński
Prawnik, specjalista z zakresu prawa zamówień publicznych.