Uwarunkowania prawne związane z uzupełnianiem oświadczeń lub dokumentów w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, jak również ich prawne konsekwencje dla oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Celem przygotowania, a następnie przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne jest zawarcie umowy. Zrealizowaniu tego zamierzenia służy większość instytucji uregulowanych w ustawie Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp). Jednym z uregulowań, które służy osiągnięciu zasadniczego celu, jakim jest udzielenie zamówienia publicznego, jest zobowiązanie zamawiającego do wezwania wykonawców, którzy w wyznaczonym terminie nie złożyli dokumentów lub oświadczeń, wskazanych w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane lub złożyli dokumenty błędne, do ich uzupełnienia.

W poprzednim stanie prawnym

W przyjętej przez parlament 29 stycznia 2004 r. ustawie Prawo zamówień publicznych ustawodawca wymagał, aby zamawiający wzywał wykonawców, którzy w wyznaczonym terminie nie złożyli dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, do uzupełnienia tych dokumentów w określonym terminie, jeżeli ich nieuzupełnienie skutkowałoby unieważnieniem postępowania (DzU z 2004 r. nr 19, poz. 177). Od dnia obowiązywania Pzp wyraźne było dążenie ustawodawcy do zapewnienia skutecznego przeprowadzenia postępowania, tak aby doszło do zawarcia umowy z wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Charakterystyczne jest jednak to, że obowiązek nałożony na zamawiającego do wzywania wykonawców do uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu aktualizował się dopiero wówczas, gdy nieuzupełnienie tych dokumentów skutkowałoby unieważnieniem postępowania. W pierwszym więc okresie obowiązywania Pzp istotne było zapewnienie efektywnego prowadzenia postępowań o zamówienie publiczne, a więc takich, które kończyły się zawarciem umowy.

W praktyce prowadzenia postępowań o zamówienie publiczne bardzo częste były jednak przypadki, gdy z powodu błahych uchybień zawartych w składanych przez wykonawców dokumentach lub też z powodu niezłożenia niektórych dokumentów konieczne było wykluczanie wykonawców, którzy składali oferty korzystniejsze z punktu widzenia interesów zamawiającego i interesu publicznego. Co więcej, skrajny formalizm, jaki zapanował w praktyce prowadzenia przez zamawiających postępowań o zamówienie publiczne, który znalazł także odzwierciedlenie w orzecznictwie zespołów arbitrów oraz sądów okręgowych spowodował, że wypaczeniu uległa nie tylko istota prowadzonego postępowania, co przejawiało się w powszechnym unieważnianiu postępowań z powodu braku chociażby jednej poprawnie pod względem formalnym złożonej oferty, ale coraz częściej zdarzało się, że dokonywano wyboru oferty niekorzystnej pod względem oferowanych warunków realizacji zamówienia w stosunku do ofert konkurentów, lecz za to perfekcyjnie przygotowanej formalnie. Taka praktyka stosowania przepisów Pzp doprowadziła do podjęcia działań mających na celu uproszczenie i przyspieszenie prowadzenia postępowań o zamówienia publiczne oraz ich odformalizowanie.