Rejestr ten jest niejawny. Choć każdy ma prawo do uzyskania informacji, czy dane określonej osoby są w nim zgromadzone, to jednak treść wszystkich zapisów może zostać udostępniona tylko osobie, której one bezpośrednio dotyczą.

Jedna z podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych, zawarta w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) stanowi, iż zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców.

Równe traktowanie jest rozumiane jako konieczność stawiania wszystkim potencjalnym uczestnikom postępowania takich samych kryteriów uczestnictwa w procedurze udzielenia zamówienia, ocenę spełnienia stawianych warunków według jednakowych, wcześniej ogłoszonych kryteriów oraz przekazywania jednakowych informacji wszystkim uczestnikom postępowania (E. Norek, Prawo zamówień publicznych.

Komentarz, Warszawa 2006, Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis). Z uwagi na to, iż procedura udzielenia zamówienia publicznego ma na celu wyłonienie podmiotu, który otrzyma za wykonaną usługę, robotę budowlaną lub dostarczony towar środki publiczne, podmiotom tym stawiane są szczególne, dodatkowe warunki, m.in. takie jak: brak zaległości w płaceniu podatków, składek na ubezpieczenia społeczne czy niekaralność za niektóre rodzaje przestępstw, co ma zapewnić, że wyłoniony podmiot będzie dawał rękojmię należytego wykonania zamówienia.

Liczba i rodzaj dokumentów, jakie jest obowiązany przedłożyć w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ubiegający się o nie podmiot, jest uzależniona od wartości zamówienia. Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, to zamawiający żąda od wykonawcy dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

Natomiast, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach przywołanego rozporządzenia, wówczas zamawiający może żądać dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu (art. 26 ust. 1 i 2 Pzp).