Zasady udzielania zamówień poniżej 422 tys. euro dla dostaw lub usług i 5 278 tys. euro dla robót budowlanych, kiedy nie obowiązują przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, powinny zostać zawarte w wewnętrznym regulaminie zamawiającego.

Zamawiający sektorowy, czyli podmiot zobowiązany do stosowania ustawy na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 3 lub 4 Pzp, który ustawę w przypadku udzielania zamówień sektorowych stosuje dopiero od wartości zamówienia powyżej 422 tys. euro dla dostaw lub usług i powyżej 5 278 tys. euro dla robót budowlanych, powinien stworzyć regulamin opisujący procedury udzielania zamówień sektorowych, do których nie stosuje zasad Pzp. Taki regulamin tworzony jest w celu normowania postępowań na potrzeby ustanowienia ustalonego porządku i kontroli, mimo braku takich wymogów podyktowanych przez Pzp. W wielu przypadkach jest on odzwierciedleniem ustawy. Zamawiający bardzo często wprowadzają też do nich różnego rodzaju uproszczenia i ułatwienia w porównaniu do procedur opisanych w Pzp. Niniejszy artykuł stawia sobie za cel przybliżenie praktyk zamawiających sektorowych w tym zakresie.

Dokumenty

Obserwując dotychczasowe doświadczenia zamawiających sektorowych, najwłaściwsze wydaje się oddzielenie regulacji związanych wyłącznie z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia, określających odpowiedzialność uczestników procesu przygotowania i prowadzenia postępowania oraz innych regulacji, które nie muszą być upubliczniane i stworzenie oddzielnego dokumentu, który będzie dostępny na przykład w intranecie (wewnętrznej sieci komputerowej danej instytucji czy przedsiębiorstwa) dla wszystkich pracowników. Taki dokument w szczególności powinien określać:

– zasady sporządzenia wniosku, na podstawie którego postępowanie o udzielenie zamówienia jest uruchamiane,

– zakres odpowiedzialności poszczególnych uczestników tego procesu,

– zasady opracowania planu udzielania zamówień oraz ogłoszenia o planowanych zamówieniach publicznych, których zamawiający zamierza udzielić w ciągu następnych 12 miesięcy,

– zasady składania i przechowywania ofert,

– zasady zamieszczania na stronie internetowej dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia,

– zasady przechowywania i zwrotu wadium,

– zasady archiwizacji dokumentacji z postępowań.