Na pytania naszych Czytelników przesyłane do redakcji odpowiada Agnieszka Szulakowska.

Z jakich przepisów wynika, że jednostka sektora finansów publicznych zobowiązana jest opracowywać regulaminy wewnętrzne dotyczące udzielania zamówień?

Proces udzielania zamówień publicznych w jednostkach sektora finansów publicznych (jsfp) jest regulowany w powszechnie obowiązujących przepisach prawa oraz pomocniczo w procedurach wewnętrznych. Analizując przepisy pzp, należy zauważyć, że z treści art. 55 ust. 3 wynika, iż kierownik zamawiającego jest zobowiązany określić organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac. Zatem zgodnie z obowiązującymi przepisami pzp zamawiający zobowiązany jest uregulować wyłącznie kwestie związane z pracą komisji przetargowej. Trzeba jednak pamiętać, że w postępowaniach klasycznych uregulowanych w dziale III nowego pzp (art. 266 i n.) czy też w zamówieniach w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa uregulowanych w dziale VI (art. 395 i nast.) zamawiający będzie mógł zdecydować, czy powołać komisję przetargową, jeśli wartość zamówienia nie przekroczy progu unijnego. Z kolei w przypadku gdy wartość zamówienia jest równa progom unijnym lub większa, kierownik zamawiającego ma obowiązek powołać komisję do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia.
Nie wolno przy tym zapominać o ustawie o finansach publicznych (ufp), która w art. 68 zawiera rozwiązania prawne dotyczące wykonywania w jsfp kontroli zarządczej. Zakładane do realizacji zadania cele, czy też podzadania, powinny uwzględniać zachowanie standardów zgodności z prawem, efektywności, oszczędności i terminowości. Ponadto realizacja zadań i celów publicznych wiąże się z gospodarowaniem środkami publicznymi, w tym z gromadzeniem dochodów publicznych, zaciąganiem zobowiązań, dokonywaniem wydatków. Wskazane wyznaczniki sposobu wykonywania zadań i celów odpowiadają wymogom sformułowanym w odniesieniu do zasad dokonywania wydatków publicznych. Zgodnie z art. 44 ust. 3 ufp wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz zasady optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W art. 68 ust. 2 ufp ustawodawca wymienił natomiast przykładowe cele kontroli zarządczej i wskazał, że powinna ona zapewnić:

1. zgodność działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi;
2. skuteczność i efektywność działania;
3. wiarygodność sprawozdań;
4. ochronę zasobów;
5. przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania;
6. efektywność i skuteczność przepływu informacji;
7. zarządzanie ryzykiem.

Powyższe aspekty funkcjonowania jsfp stanowią gwarancję prawidłowej realizacji zadań i celów publicznych przez te jednostki. W związku z tym – odpowiadając na pytanie – w ocenie autora kierownik jednostki w celu zapewnienia realizacji zasady wyboru oferty najkorzystniejszej oraz zasady dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny powinien wprowadzić w jednostce mechanizmy kontroli zarządczej, określające zasady wyboru wykonawców zamówień publicznych na podstawie art. 44 ust. 3 w związku z art. 68 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 i 2 ufp oraz komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (DzUrz MF nr 15, poz. 84).

[...]

Agnieszka Szulakowska
doradca, praktyk, prawnik; kierownik wydziału zamówień publicznych i funduszy zewnętrznych w jst, członek zarządu OSKZP