O czym zamawiający muszą pamiętać, modyfikując dotychczasowe regulaminy udzielania zamówień publicznych w jednostce zamawiającej?

Proces udzielania zamówień publicznych – z punktu widzenia jednostki zamawiającej – regulowany jest na dwóch poziomach: norm powszechnie obowiązujących oraz regulaminów wewnętrznych. Normy powszechnie obowiązujące to przede wszystkim przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (DzU z 2019 r., poz. 2019 ze zm.; dalej: pzp, nowa ustawa) wraz z aktami wykonawczymi. Regulaminy to z kolei akty regulujące tryb i sposób pracy zamawiającego, obowiązujące jego pracowników w zakresie w nich opisanym, ale pozbawione w zasadzie jakiegokolwiek wpływu na wykonawców1. Z praktyki wynika, że w większości jednostek zamawiających obowiązuje regulamin udzielania zamówień publicznych składający się z:

• regulaminu dla zamówień, których wartość jest równa progowi stosowania ustawy lub większa;
• regulaminu zamówień do progu stosowania ustawy i wyłączonych ze stosowania ustawy;
• regulaminu komisji przetargowej.

Niekiedy wskazane regulaminy są opracowywane odrębnie i zatwierdzane przez właściwy organ jednym, a czasem kilkoma zarządzeniami wewnętrznymi obowiązującymi w jednostce.

Każdy z nich reguluje inną sferę działalności jednostki w obszarze zamówień publicznych. Jednak tylko jeden z tych regulaminów ma umocowanie w przepisach pzp – regulamin komisji przetargowej (zob. art. 55 ust. 3 pzp).

Nowe przepisy umożliwiają zamawiającym uaktualnienie regulaminów i ich modyfikację na podstawie doświadczeń nabytych w wyniku korzystania z dotychczasowych zapisów tych regulaminów.

Regulamin udzielania zamówień publicznych

Ustawodawca nie wprowadził w pzp normy, która obligowałaby jednostki zamawiające do opracowania regulaminu zamówień publicznych, jednak istotność kwestii związanych z procesem zakupowym w jednostce wymaga określenia zasad organizacji tego procesu oraz zakresu odpowiedzialności każdego z jego uczestników. O ile regulamin prac komisji przetargowej reguluje jedynie działanie tej komisji, o tyle regulamin udzielania zamówień powinien jasno określać kompetencje i odpowiedzialność poszczególnych komórek organizacyjnych zamawiającego za cały proces zakupowy. Zgodnie z tym procesem udzielanie zamówień rozpoczyna się od identyfikacji potrzeby, celów, które chcemy osiągnąć, ograniczeń czasowych i kosztowych, a dalej obejmuje:

• planowanie, tj. analizy rynkowe, analizy budżetowe, obliczenie orientacyjnych kosztów;
• wybór najlepszego sposobu zaspokojenia potrzeby – analiza potrzeb i wymagań (art. 83 pzp);
• odstąpienie od udzielenia zamówienia albo decyzję o jego udzieleniu;
• w przypadku decyzji o udzieleniu zamówienia – przygotowanie strategii zakupowej, wybór trybu udzielenia zamówienia;
• przygotowanie planu postępowań o udzielenie zamówień (art. 23 pzp);
• przygotowanie dokumentów zamówienia;
• prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia;
• wybór najkorzystniejszej oferty;
• zarządzanie umową;
• raport z realizacji zamówienia, czyli raport z osiągnięcia celów zamówienia i analizę błędów po jego zakończeniu (art. 446 pzp);
• wnioski do uwzględnienia na przyszłość w kolejnych postępowaniach.

Regulamin nie musi być bardzo szczegółowy, nie trzeba w nim opisywać przebiegu poszczególnych trybów udzielania zamówień, niezbędne jest jednak opisanie poszczególnych elementów powyższego procesu zakupowego i przypisanie ról konkretnym jednostkom organizacyjnym zamawiającego oraz konkretnym osobom w tych jednostkach. Treść regulaminu powinna umożliwić pracownikom zamawiającego poznanie tego procesu zakupowego i swojej roli w nim.

„Regulamin ma być z jednej strony narzędziem kontroli procesu udzielania tego rodzaju zamówień, a z drugiej strony «podręcznikiem» dla każdego pracownika. Tworząc regulamin, nie tworzymy ustawy pzp-bis, ale narzędzie, które ma ułatwić pracę”².

Aktualizując dotychczasowy regulamin, należy pamiętać o tych aspektach, które w pzp zostały zmienione względem poprzednio obowiązujących przepisów. Są to w szczególności następujące kwestie: Próg stosowania ustawy W nowej ustawie wprowadzono inny niż dotąd próg stosowania jej przepisów. Próg bagatelności ustalono w walucie polskiej na poziomie 130 000 zł (a nie – jak dotąd – 30 000 euro). Co za tym idzie – nowy regulamin ma zastosowanie do udzielenia zamówień o wartościach równych tej kwocie bądź ją przekraczających.

[...]

Ewa Wiktorowska
inżynier budownictwa; członek Rady Zamówień Publicznych, prezes zarządu OSKZP, członek Rady KIG, członek Rady Programowej miesięcznika „Przetargi Publiczne”, doradca, były trener z listy Prezesa UZP i arbiter