Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Pakiet wolnościowy

27 Listopad 2019 
Prawo budowlane ma się stać proobywatelskie, deregulacyjne i wolnościowe – taki cel...

Realizacja programów unijnych

27 Listopad 2019 
Portal Funduszy Europejskich opublikował dane dotyczące postępów w realizacji programów...

Zmiana ustawy o zasadach...

27 Listopad 2019 
6 listopada 2019 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o zasadach...

Kiedy oryginał, a kiedy kopia

Data publikacji: 27-11-2019 Autor: Dorota Szymańska
Tagi:    oświadczenie

W postępowaniach administracyjnych przepisy wymagają posługiwania się oryginałami dokumentów. Niekiedy z różnych przyczyn oryginalne dokumenty muszą być zastąpione przez ich kopie, przy czym moc dowodową posiadają wyłącznie odpisy uwierzytelnione.

 

Kopia to rzecz dokładnie odtworzona z oryginału. Kopia dokumentu zaś jest zgodna nie tylko z treścią oryginału, ale również odzwierciedla jego układ graficzny. Pojęcie odpisu, choć występuje np. w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: kpa), nie ma swojej legalnej definicji. Według definicji językowej odpis to kopia lub przepisany tekst oryginalnego dokumentu. Może być wykonany odręcznie poprzez opisanie wyglądu dokumentu i przepisanie jego treści, lecz obecnie – dzięki postępowi technologicznemu – odpisy wykonuje się jako kopie przy użyciu skanera, kserokopiarki czy telefonu komórkowego lub aparatu fotograficznego. Wykorzystanie tych urządzeń oznacza, że odpisem mogą być odpowiednio skan, kserokopia czy zdjęcie. Forma prawna odpisu nie jest określona, stąd spotyka się też przypadki, gdy sporządza się dodatkowy egzemplarz dokumentu papierowego, który posiada cechy oryginału. Następnie poprzez umieszczenie na nim adnotacji (najczęściej pieczęcią) oznacza się, że stanowi on odpis. W orzecznictwie sądów administracyjnych niejednokrotnie wyrażano pogląd, że kserokopia dokumentu urzędowego może być środkiem dowodowym w postępowaniu administracyjnym. Nie ulega wątpliwości, że nieuwierzytelniona kserokopia dokumentu urzędowego nie może korzystać z mocy dowodowej oryginału. Różnica ich mocy dowodowej polega na tym, że kserokopia właściwie uwierzytelniona korzysta z mocy dokumentu oryginalnego, natomiast brak właściwego uwierzytelnienia powoduje, że dokument taki musi być oceniony w świetle całego materiału dowodowego (zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego – dalej: NSA – z 25 maja 2016 r., I OSK 2842/15).

Odpisy i kopie dokumentów papierowych

Uwierzytelnieniem jest umieszczenie na kserokopii dokumentu adnotacji poświadczającej zgodność z oryginałem o treści „poświadczam za zgodność z oryginałem” oraz podpis osoby upoważnionej. Uwierzytelniona kopia dokumentu urzędowego korzysta z mocy dowodowej przysługującej oryginałowi tego dokumentu. Klauzula „za zgodność z oryginałem” może być umieszczona albo na każdej stronie dokumentu wraz z podpisem osoby uprawnionej do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, albo na jednej ze stron kopii w brzmieniu: „za zgodność z oryginałem od strony nr … do strony nr …”. Niewątpliwie podmiotem uprawnionym do uwierzytelniania dokumentów urzędowych jest organ, który wytworzył te dokumenty. Strona może więc żądać wydania przez organ prowadzący postępowanie uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem. W orzeczeniu NSA stwierdzono, że w przypadku wydania uwierzytelnionych odpisów lub kopii powstają nowe dokumenty, które strona może wykorzystywać poza postępowaniem, w ramach którego zostały one wydane (wyrok NSA z 6 grudnia 2011 r., I OSK 64/11).

Kodeks postępowania administracyjnego dopuszcza także, aby odpisy dokumentów, których pierwowzór miał postać papierową, były przedkładane przez stronę, i to zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, czyli skanu (zgodnie z art. 76a § 2 i 2a kpa). Zgodność z oryginałem takiego odpisu musi wówczas zostać poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Ewentualnie na żądanie strony upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie, któremu został okazany oryginał dokumentu wraz z odpisem, dokonuje poświadczenia zgodności odpisu z dokumentem oryginalnym (art. 76 § 2b kpa). Z oczywistych względów uwierzytelnienie kopii cyfrowych nie może dokonać się poprzez umieszczanie na nich adnotacji o zgodności z oryginałem czy podpisu upoważnionej osoby. W takim przypadku uwierzytelnienie odbywa się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego, którym taki odpis opatruje pełnomocnik strony będący adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.

Nie zawsze kopia

Powyższe regulacje mają na celu ułatwienie stronie przedstawiania dokumentów niezbędnych podczas toczącego się postępowania administracyjnego i usprawnianie komunikacji, również w postaci elektronicznej, między stronami postępowania a organami administracji rządowej. Jednak nie każdy dokument w toku postępowania administracyjnego może być przedłożony przez stronę w postaci uwierzytelnionej kopii lub odpisu. Zauważmy, że przepisy art. 76a umieszczono w rozdziale 4 kpa pn. „Dowody”. Zgodnie z art. 75 § 1 kpa jako dowód w postępowaniu administracyjnym należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny.

Jeśli strona chciałaby złożyć podanie o wszczęcie postępowania administracyjnego, odwołanie czy zażalenie przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej w trybie art. 63 § 1 kpa, to zgodnie z § 3a tego przepisu podanie powinno być wniesione w postaci dokumentu elektronicznego oraz być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelnione w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej. W art. 63 § 3a kpa mowa jest o podaniu, które od samego początku swojego istnienia miało wyłącznie postać elektroniczną i nie posiada pierwowzoru w postaci nieelektronicznej. Na platformie ePUAP udostępniony jest ogólny wzór elektroniczny przeznaczony do tworzenia pism w postaci elektronicznej (tzw. pismo ogólne), z którego można korzystać, przesyłając pismo do każdego podmiotu posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą. Należy pamiętać, że doręczenie podania czy innego pisma sporządzonego z wykorzystaniem tego wzoru będzie skuteczne w przypadku, gdy nie został określony wzór dokumentu elektronicznego dla danej sprawy lub nie ma przepisów prawa, które wskazują jednoznacznie, iż jedynym skutecznym sposobem przekazania określonej informacji jest jej doręczenie w postaci papierowej. W niektórych przypadkach przepisy szczególne mogą bowiem ustalać wzór elektroniczny takiego podania (art. 63 § 3a pkt 2 kpa). Jeżeli strona, która wnosząc podanie w postaci elektronicznej, nie zastosuje wymaganego przepisami wzoru, zostanie wezwana w trybie art. 64 § 2 kpa do usunięcia braków formalnych podania.

Warto przywołać też przepisy regulujące dokumenty przedkładane przez wykonawców, które znajdują się w przepisach dotyczących zamówień publicznych. Zgodnie z art. 10a ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (DzU z 2019 r., poz. 1843 ze zm.) oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ustawy, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z kolei w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (DzU z 2017 r., poz. 1320 ze zm.) użyto pojęcia „elektroniczna kopia dokumentu”.

 

[...]

 

Dorota Szymańska
inspektor wojewódzki w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; kieruje Help Deskiem PUW, zajmuje się rozwojem i wdrażaniem jednolitego systemu EZD PUW w administracji publicznej RP 

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

Spis treści Numer niedostępny Zamów prenumeratę

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne