Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Pakiet wolnościowy

27 Listopad 2019 
Prawo budowlane ma się stać proobywatelskie, deregulacyjne i wolnościowe – taki cel...

Realizacja programów unijnych

27 Listopad 2019 
Portal Funduszy Europejskich opublikował dane dotyczące postępów w realizacji programów...

Zmiana ustawy o zasadach...

27 Listopad 2019 
6 listopada 2019 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o zasadach...

Protokół z postępowania

Data publikacji: 27-11-2019 Autor: Mateusz Saczywko

Rzetelne prowadzenie protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest jednym ze sposobów realizacji przez zamawiającego zasady jawności określonej m.in. w art. 8 i art. 96 ust. 3 pzp.

 

W opinii dotyczącej tajemnicy przedsiębiorstwa Urząd Zamówień Publicznych podkreślił, że zasada jawności informacji publicznej stanowi jeden z filarów systemu prawnego Rzeczypospolitej Polskiej. Powszechne prawo do informacji wynika bowiem nie tylko z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej czy z ustawy o finansach publicznych, ale przede wszystkim z art. 54 i 61 Konstytucji RP1. Również w samej ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) wśród podstawowych zasad prowadzonego postępowania ustawodawca wymienia zasadę jawności2, wskazując w art. 8 pzp, że postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne.

Zakres informacji zawartych w protokole

Jednym z instrumentów służących realizacji zasady przejrzystości (jawności) postępowania jest prowadzony przez zamawiającego w trakcie postępowania protokół. Artykuł 96 ust. 1 pzp wskazuje, że w protokole muszą się znaleźć m.in. informacje dotyczące opisu przedmiotu zamówienia, trybu udzielanego zamówienia czy też informacja dotycząca ofert odrzucanych. Protokół z postępowania jest dokumentem, który odwzorowuje przebieg całego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i służy realizacji zasady jawności.

W art. 96 ust. 1 określono podstawowy zakres informacji, jakie muszą bezwzględnie znaleźć się w protokole z postępowania. Szczegółowy zakres informacji, jakie powinien zawierać protokół, został zaś ustanowiony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (dalej: rozporządzenie ws. protokołu), gdzie w § 2 wskazano, że protokół – oprócz informacji, o których mowa w art. 96 ust. 1 ustawy – zawiera m.in. datę ustalenia wartości zamówienia publicznego, termin składania oraz otwarcia ofert.

W związku z tym, że część podejmowanych przez zamawiającego czynności odbywa się w odpowiednich terminach, zamawiający musi pamiętać, że tylko prowadzenie protokołu na bieżąco pozwala na realizację jego funkcji informacyjnej. Nie prowadząc protokołu postępowania w sposób rzetelny, zamawiający uchybia treści art. 96 ust. 1 pzp w związku z § 2 rozporządzenia ws. protokołu3. Podobnie zamieszczenie w protokole informacji nieodpowiadających stanowi faktycznemu (jak np. nieprawidłowej informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty) jest naruszeniem art. 96 ust. 1 pkt 5 ustawy oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia ws. protokołu4. Warto jednak wskazać, że protokół dopuszcza, aby wartość zamówienia nie była ujawniona od samego początku w protokole postępowania – zamawiający może wpisać tę kwotę po otwarciu ofert.

Załączniki do protokołu

Zgodnie z art. 96 ust. 3 pzp protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Zgodnie z art. 96 ust. 2 pzp załącznikami do protokołu są: oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania, o którym mowa w art. 38 ust. 3, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego. Nie można jednak w sposób enumeratywny wymienić wszystkich dokumentów, które mogą stanowić załącznik do protokołu z postępowania. W wyroku z 21 lutego 2012 r. (KIO 308/12) Izba wskazała, że inne dokumenty, takie jak zapytania do wykonawców o udzielenie wyjaśnień, w tym żądanych w trybie art. 26 ust. 4 pzp lub w trybie art. 87 ust. 1 tej ustawy, czy powiadomienia o sprostowaniu omyłek, w oparciu o przywołane wyżej przepisy art. 96 ust. 2 pzp również traktowane są jako załączniki do protokołu, które udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty. Nie stanowi jednak sprzeczności z zasadą jawności postępowania udostępnienie tych dokumentów wnoszącemu o to wykonawcy odpowiednio wcześ­niej. Fakt, że załączniki do protokołu podlegają co do zasady udostępnieniu dopiero po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, nie uniemożliwia wcześniejszego ich udostępnienia (oczywiście z zachowaniem zasady równego traktowania wykonawców). Należy jednak wskazać, że każdorazowo uzależnione jest to od możliwości organizacyjnych zamawiającego w tym zakresie i od jego oceny.

„Niezwłocznie”

Jak podkreśla KIO, choć protokół wraz ze wszystkimi załącznikami powinien być udostępniony niezwłocznie, to wykonawca nie może oczekiwać, że dokumenty będą udostępnione natychmiast (wyrok z 21 lutego 2012 r., KIO 308/12). Są one bowiem udostępniane w takim terminie, w jakim dokonanie tej czynności jest obiektywnie możliwe w normalnym toku prac zarówno komisji przetargowej, jak i samego zamawiającego (oferty mogą być oceniane np. przez biegłych). Pojęcie „niezwłocznie” nie jest bowiem równoznaczne z „natychmiast”, lecz oznacza termin realny, mający na względzie okoliczności danego miejsca i czasu. Rozporządzenie ws. protokołu wskazuje, że mimo iż zamawiający ma obowiązek udostępnić wnioskodawcy protokół lub załączniki niezwłocznie, to jednak w wyjątkowych przypadkach, w szczególności związanych z zapewnieniem sprawnego toku prac dotyczących badania i oceny ofert, zamawiający udostępnia odpowiednio oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w terminie przez siebie wyznaczonym, nie później jednak niż odpowiednio w dniu przekazania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub w dniu przekazania informacji o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu i otrzymanych ocenach spełniania tych warunków albo w dniu przekazania informacji o unieważnieniu postępowania.

 

[...]

 

Mateusz Saczywko
prawnik; naczelnik wydziału zamówień publicznych w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich 

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

Spis treści Numer niedostępny Zamów prenumeratę

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne