Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Modernizacja dróg łączących...

31 Grudzień 2019 
O blisko 12 mln euro wzrosną inwestycje w infrastrukturę drogową na polsko-słowackim...

Zamówienia z branży IT dla...

31 Grudzień 2019 
Zakład Ubezpieczeń Społecznych, który ma ponad 24 mln klientów, ma też największy system...

Centrum Usług Społecznych

31 Grudzień 2019 
Usługi społeczne są ważnym obszarem inwestycji finansowanych z Funduszy Europejskich.

Protokół z postępowania

Data publikacji: 27-11-2019 Autor: Mateusz Saczywko

Rzetelne prowadzenie protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest jednym ze sposobów realizacji przez zamawiającego zasady jawności określonej m.in. w art. 8 i art. 96 ust. 3 pzp.

 

W opinii dotyczącej tajemnicy przedsiębiorstwa Urząd Zamówień Publicznych podkreślił, że zasada jawności informacji publicznej stanowi jeden z filarów systemu prawnego Rzeczypospolitej Polskiej. Powszechne prawo do informacji wynika bowiem nie tylko z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej czy z ustawy o finansach publicznych, ale przede wszystkim z art. 54 i 61 Konstytucji RP1. Również w samej ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) wśród podstawowych zasad prowadzonego postępowania ustawodawca wymienia zasadę jawności2, wskazując w art. 8 pzp, że postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne.

Zakres informacji zawartych w protokole

Jednym z instrumentów służących realizacji zasady przejrzystości (jawności) postępowania jest prowadzony przez zamawiającego w trakcie postępowania protokół. Artykuł 96 ust. 1 pzp wskazuje, że w protokole muszą się znaleźć m.in. informacje dotyczące opisu przedmiotu zamówienia, trybu udzielanego zamówienia czy też informacja dotycząca ofert odrzucanych. Protokół z postępowania jest dokumentem, który odwzorowuje przebieg całego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i służy realizacji zasady jawności.

W art. 96 ust. 1 określono podstawowy zakres informacji, jakie muszą bezwzględnie znaleźć się w protokole z postępowania. Szczegółowy zakres informacji, jakie powinien zawierać protokół, został zaś ustanowiony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (dalej: rozporządzenie ws. protokołu), gdzie w § 2 wskazano, że protokół – oprócz informacji, o których mowa w art. 96 ust. 1 ustawy – zawiera m.in. datę ustalenia wartości zamówienia publicznego, termin składania oraz otwarcia ofert.

W związku z tym, że część podejmowanych przez zamawiającego czynności odbywa się w odpowiednich terminach, zamawiający musi pamiętać, że tylko prowadzenie protokołu na bieżąco pozwala na realizację jego funkcji informacyjnej. Nie prowadząc protokołu postępowania w sposób rzetelny, zamawiający uchybia treści art. 96 ust. 1 pzp w związku z § 2 rozporządzenia ws. protokołu3. Podobnie zamieszczenie w protokole informacji nieodpowiadających stanowi faktycznemu (jak np. nieprawidłowej informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty) jest naruszeniem art. 96 ust. 1 pkt 5 ustawy oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia ws. protokołu4. Warto jednak wskazać, że protokół dopuszcza, aby wartość zamówienia nie była ujawniona od samego początku w protokole postępowania – zamawiający może wpisać tę kwotę po otwarciu ofert.

Załączniki do protokołu

Zgodnie z art. 96 ust. 3 pzp protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Zgodnie z art. 96 ust. 2 pzp załącznikami do protokołu są: oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania, o którym mowa w art. 38 ust. 3, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego. Nie można jednak w sposób enumeratywny wymienić wszystkich dokumentów, które mogą stanowić załącznik do protokołu z postępowania. W wyroku z 21 lutego 2012 r. (KIO 308/12) Izba wskazała, że inne dokumenty, takie jak zapytania do wykonawców o udzielenie wyjaśnień, w tym żądanych w trybie art. 26 ust. 4 pzp lub w trybie art. 87 ust. 1 tej ustawy, czy powiadomienia o sprostowaniu omyłek, w oparciu o przywołane wyżej przepisy art. 96 ust. 2 pzp również traktowane są jako załączniki do protokołu, które udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty. Nie stanowi jednak sprzeczności z zasadą jawności postępowania udostępnienie tych dokumentów wnoszącemu o to wykonawcy odpowiednio wcześ­niej. Fakt, że załączniki do protokołu podlegają co do zasady udostępnieniu dopiero po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, nie uniemożliwia wcześniejszego ich udostępnienia (oczywiście z zachowaniem zasady równego traktowania wykonawców). Należy jednak wskazać, że każdorazowo uzależnione jest to od możliwości organizacyjnych zamawiającego w tym zakresie i od jego oceny.

„Niezwłocznie”

Jak podkreśla KIO, choć protokół wraz ze wszystkimi załącznikami powinien być udostępniony niezwłocznie, to wykonawca nie może oczekiwać, że dokumenty będą udostępnione natychmiast (wyrok z 21 lutego 2012 r., KIO 308/12). Są one bowiem udostępniane w takim terminie, w jakim dokonanie tej czynności jest obiektywnie możliwe w normalnym toku prac zarówno komisji przetargowej, jak i samego zamawiającego (oferty mogą być oceniane np. przez biegłych). Pojęcie „niezwłocznie” nie jest bowiem równoznaczne z „natychmiast”, lecz oznacza termin realny, mający na względzie okoliczności danego miejsca i czasu. Rozporządzenie ws. protokołu wskazuje, że mimo iż zamawiający ma obowiązek udostępnić wnioskodawcy protokół lub załączniki niezwłocznie, to jednak w wyjątkowych przypadkach, w szczególności związanych z zapewnieniem sprawnego toku prac dotyczących badania i oceny ofert, zamawiający udostępnia odpowiednio oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w terminie przez siebie wyznaczonym, nie później jednak niż odpowiednio w dniu przekazania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub w dniu przekazania informacji o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu i otrzymanych ocenach spełniania tych warunków albo w dniu przekazania informacji o unieważnieniu postępowania.

 

[...]

 

Mateusz Saczywko
prawnik; naczelnik wydziału zamówień publicznych w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich 

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

Spis treści Numer niedostępny Zamów prenumeratę

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne