Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Pakiet wolnościowy

27 Listopad 2019 
Prawo budowlane ma się stać proobywatelskie, deregulacyjne i wolnościowe – taki cel...

Realizacja programów unijnych

27 Listopad 2019 
Portal Funduszy Europejskich opublikował dane dotyczące postępów w realizacji programów...

Zmiana ustawy o zasadach...

27 Listopad 2019 
6 listopada 2019 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o zasadach...

Oferta elektroniczna, której nie można otworzyć

Data publikacji: 27-11-2019 Autor: Adam Wiktorowski
Tagi:    otwarcie ofert

Jak powinien postąpić zamawiający w przypadku stwierdzenia, że złożonej elektronicznie oferty wykonawcy nie da się otworzyć do końca dnia, w którym upłynął termin składania ofert?

 

W odniesieniu do postępowań, których wartość jest równa kwotom określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) lub je przekracza, od ponad roku obowiązują przepisy nakazujące prowadzenie komunikacji między zamawiającym a wykonawcami wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Doświadczenia jednostek prowadzących „elektroniczne postępowania”, zdobyte w ciągu tego roku funkcjonowania wspomnianych przepisów, pozwalają na poczynienie różnego rodzaju spostrzeżeń.

Proces elektronizacji sektora zamówień publicznych obejmuje coraz to większą ilość zakupów kontraktowanych przez jednostki zamawiające, co z pewnością powinno cieszyć. Jednak, jak pokazują ostatnie miesiące, nie jest to proces wolny od problemów, przy czym na chwilę obecną można stwierdzić, że duża część tych problemów ma charakter wyłącznie techniczny.

Niedoskonałość narzędzi

Niestety w przypadku prowadzenia postępowania przy zastosowaniu reguł wynikających z tzw. pełnej elektronizacji okazuje się, że na drodze do spełnienia wymogów pzp często stoi narzędzie, jakiego zamawiający zdecydował się użyć w prowadzonym postępowaniu.

Należy mieć na uwadze, że to od zamawiającego zależy określenie środków komunikacji elektronicznej, których używanie będzie obligatoryjne w danym postępowaniu, a co za tym idzie, to na nim spoczywa odpowiedzialność za to, czy będą one zgodne z wymogami przepisów pzp i wydanych do niej aktów wykonawczych (w tym rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych).

Jedną z czynności, z którą w toku postępowania zamawiający miewają problemy, jest czynność otwarcia ofert zgodnie z postanowieniami obowiązującej pzp. W myśl art. 86 ust. 2 pzp otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że pzp kładzie nacisk na jawność dla wszystkich uczestników postępowania samej czynności otwarcia ofert. Czy czynność ta przebiegnie bez problemu, zależy – niestety – także od narzędzia wybranego przez zamawiającego do komunikacji.

Jak wynika z praktyki minionych dwunastu miesięcy, jednostki zamawiające zmagają się z problemami, które można podzielić na dwa rodzaje:

1) brak możliwości pobrania plików złożonych przez wykonawcę w ustalonym przez zamawiającego terminie składania ofert (albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu), np. ze względu na ich fizyczny brak w skrzynce podawczej/profilu zamawiającego;

2) brak możliwości odszyfrowania złożonych przez wykonawców plików w taki sposób, aby można było się zapoznać z nimi w czasie sesji otwarcia ofert.

Oczywiście powyższe sytuacje nie pojawiają się w każdym postępowaniu, jednak występują one na tyle często, że jawią się jako istotna przeszkoda w zapewnieniu przez zamawiającego zgodności z przepisami prowadzonej procedury zakupowej, w szczególności w świetle wspomnianego art. 86 ust. 2 pzp.

Użytkownicy systemu miniPortal nieraz mieli problem z przeprowadzeniem czynności samego odszyfrowania ofert złożonych przez wykonawców czy też z możliwością pobrania ich ze skrzynki podawczej zamawiającego, ponieważ na moment prowadzonej sesji otwarcia oferty te nie widniały na tej skrzynce. W takiej sytuacji zamawiający zwracał się z prośbą do wsparcia technicznego systemu miniPortal w celu wyjaśnienia. Zdarzało się, że w takim wypadku zamawiający zamykał sesję otwarcia ofert, a gdy udało się odszyfrować lub pobrać taką ofertę – otwierał ją już samodzielnie bez udziału wykonawców. Takie postępowanie zamawiających spotykało się zaś z krytyką Krajowej Izby Odwoławczej (zob. wyrok KIO z 12 kwietnia 2019 r., KIO 574/19). Otwarcie ofert musi zostać przeprowadzone w sposób jawny, a okoliczności wyłączające udział wykonawców w tej czynności należy traktować jako podstawę do unieważnienia postępowania.

Mając na uwadze fakt, że większość tego typu sytuacji pojawia się w przypadku prowadzenia postępowania przy użyciu miniPortalu, poczynione w niniejszym opracowaniu uwagi lub spostrzeżenia odnosić się będą właśnie do tego systemu.

Stanowisko UZP

Kolejną materią, która z punktu widzenia organizacyjno-technicznego budzi sporo kontrowersji, jest kwestia braku możliwości przeprowadzenia, a przede wszystkim zakończenia sesji otwarcia ofert w tym samym dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Wynika to z faktu, że w przypadku wystąpienia którejś ze wspomnianych wyżej dwóch sytuacji zamawiający nie ma możliwości samodzielnego ustalenia powodów powstania problemu, ale musi się zwrócić o pomoc w tym zakresie do UZP. Uzyskanie wiążącej dla zamawiającego odpowiedzi nierzadko następuje już po upływie dnia, w którym upłynął termin składania ofert.

W dotychczasowej praktyce zamawiających przeważało dalsze procedowanie w danym postępowaniu i traktowanie zaistniałej sytuacji jako „przypadłości” samego miniPortalu, na którą zamawiający nie ma wpływu. Część zamawiających, mając na uwadze konieczność zapewnienia jawności postępowania oraz równego traktowania wykonawców, informowała wykonawców o powstałych problemach technicznych, niejako „zawieszając” czynność otwarcia ofert do czasu ustalenia, na czym faktycznie problemy te polegały. Często dopiero po ustaleniu, po czyjej stronie leżał problem (po stronie zamawiającego czy też wykonawcy), zamawiający publikował na stronie internetowej postępowania informację z otwarcia ofert, o której mowa w art. 86 ust. 5 pzp.

W opublikowanym w ostatnim czasie „Informatorze Zamówień Publicznych”1 Urząd Zamówień Publicznych zajął w tej sprawie stanowisko, wskazując, że: „Otwarcie ofert powinno nastąpić najpóźniej do końca dnia, w którym upłynął termin ich składania, tj. do godziny 24:00. Zamawiający nie może odroczyć otwarcia ofert w czasie ani przedłużyć terminu otwarcia. Nie jest również możliwe dokończenie przerwanego czy nie w pełni przeprowadzonego otwarcia ofert. Publiczne otwarcie ofert nie może zostać powtórzone w danym postępowaniu, jest to bowiem czynność faktyczna oraz jednokrotna. Otwarcie ofert polega na ich rozpakowaniu i odczytaniu informacji wymaganych przepisami. W postępowaniach, w których oferty składane są elektronicznie, za pośrednictwem miniPortalu, zamawiający pobiera przesłane pliki, następnie je odszyfrowuje i otwiera, a po otwarciu odczytuje informacje, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Pzp (…)”.

 

[...]

 

Adam Wiktorowski
prawnik, ekspert ds. zamówień publicznych; praktyk posiadający wieloletnie doświadczenie w procesie udzielania zamówień publicznych finansowanych ze środków UE 

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

Spis treści Numer niedostępny Zamów prenumeratę

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne