Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Pakiet wolnościowy

27 Listopad 2019 
Prawo budowlane ma się stać proobywatelskie, deregulacyjne i wolnościowe – taki cel...

Realizacja programów unijnych

27 Listopad 2019 
Portal Funduszy Europejskich opublikował dane dotyczące postępów w realizacji programów...

Zmiana ustawy o zasadach...

27 Listopad 2019 
6 listopada 2019 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o zasadach...

Wsparcie projektu EZD PUW przez Ministra Cyfryzacji

Data publikacji: 02-10-2019 Autor: Magdalena Sawicka

System EZD PUW został udostępniony już 429 podmiotom realizującym zadania publiczne. Narzędzie usprawnia pracę ponad 77 tysięcy urzędników w całej Polsce. W artykule opisujemy, jakie są dalsze plany jego rozwoju w kontekście realizacji projektu EZD RP.

 

System teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją o nazwie EZD PUW autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku cieszy się dużą popularnością. Wiele podmiotów realizujących zadania publiczne i działających na terenie RP jest zainteresowanych wdrożeniem tego narzędzia, które jest własnością Skarbu Państwa. W tym celu Minister Cyfryzacji i Wojewoda Podlaski w sierpniu 2018 r. nawiązali współpracę dotyczącą wdrażania i utrzymywania EZD PUW. Na mocy zawartego porozumienia Minister Cyfryzacji zobowiązał się do przejęcia od Wojewody Podlaskiego zadań związanych z zapewnieniem obsługi merytorycznej i technicznej (Help Desk EZD PUW), jak również zadań w obszarze wdrażania systemu w podmiotach publicznych. Decyzją Ministra Cyfryzacji w jego imieniu zadania związane z bieżącą obsługą partnerów EZD PUW zostały powierzone do realizacji Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej – Państwowemu Instytutowi Badawczemu (NASK). Zadania realizowane są w oddziale NASK w Białymstoku.

Status quo

Powyższe ustalenia nie spowodowały zmian w sposobie obsługi użytkowników systemu. Na dotychczasowych zasadach funkcjonuje portal zgłoszeń oraz dostęp do materiałów i dokumentacji na platformie ezd.gov.pl. Dzięki tej inicjatywie został jednak powiększony zespół Help Desku EZD PUW, który obecnie świadczy wsparcie z Białegostoku i z Warszawy. Oddział NASK w Białymstoku udziela pomocy merytorycznej i technicznej użytkownikom rozproszonym we wszystkich województwach naszego kraju.

Powiększenie zespołu przyczyniło się do wzrostu liczby nowych partnerów i usług świadczonych na ich rzecz. Od września ubiegłego roku do końca sierpnia 2019 r. zorganizowano szereg szkoleń i warsztatów, w ramach których łącznie przeszkolono ponad 2200 osób merytorycznych. Zapotrzebowanie na organizację warsztatów oraz szkoleń jest obecnie zbierane i realizowane na podstawie indywidualnych zgłoszeń, wizyt i rozmów z partnerami. W pierwszym kwartale 2019 r. zorganizowano w Warszawie warsztaty dla ponad 350 lokalnych administratorów systemu EZD PUW. Kolejne szkolenia są już planowane i będą odbywały się cyklicznie nie rzadziej niż raz w miesiącu. Prowadzimy także audyt prawidłowości wdrożeń u naszych partnerów, w szczególności pod kątem wykonanych prac technicznych i administracyjnych.

Zespół w zespół

Pięcioosobowa część zespołu, świadcząca wsparcie w Warszawie, poza prowadzeniem szkoleń administratorów i końcowych użytkowników systemu, zajmuje się opracowywaniem dokumentacji zarówno technicznej, jak i merytorycznej. Na portalu ezd.gov.pl udostępniona została nowa szczegółowa instrukcja dla administratorów systemu. Instrukcja wskazuje w przystępny sposób kolejne kroki postępowania, pozwala na samodzielne uruchomienie nowej instancji EZD PUW oraz ułatwia proces konfiguracji poszczególnych modułów.

Usystematyzowany materiał wdrożenia technicznej części EZD PUW składa się z sześciu elementów zawierających kolejne etapy pracy, począwszy od prac przygotowawczych do uruchomienia systemu, aż po prace poinstalacyjne. W materiale znajdują się szczegółowe wskazówki mające na celu wsparcie partnerów przystępujących do wdrożenia EZD PUW już na etapie planowania infrastruktury programowej i sprzętowej w zależności od skali wdrożenia czy liczebności przyszłych użytkowników systemu. Obecnie zespół pracuje nad stworzeniem nowoczesnych i przekrojowych materiałów e-learningowych oraz filmów instruktażowych, obrazujących czynności kancelaryjne oraz archiwizacyjne. Kompletna dokumentacja zostanie udostępniona już w IV kwartale br.

Świadczone wsparcie dotyczy obszaru technicznego i merytorycznego. Jest realizowane na bieżąco, zarówno dla jednostek, które rozpoczynają proces wdrożenia systemu, jak i dla tych, które już od lat zarządzają dokumentacją w EZD PUW. Od strony technicznej, poza szkoleniami i warsztatami dla administratorów, udzielana jest pomoc w przygotowaniu infrastruktury sprzętowej, instalacji i konfiguracji oraz integracji systemu z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej ePUAP, a także w zakresie „wgrania” struktury organizacyjnej jednostki wdrażającej oraz bazy danych. W przypadku zgłoszenia przez jednostkę wdrażającą potrzeby migracji danych z systemu dotychczas funkcjonującego są prowadzone także prace migracyjne. Po zawarciu porozumienia z jednostką administratorzy lokalni otrzymują dostęp do portalu ezd.gov.pl, gdzie publikowana jest dokumentacja techniczna, dzięki której możliwe jest samodzielne administrowanie aplikacją.

Przygotowani do nauki

W obszarze organizacyjno-merytorycznym prowadzona jest współpraca w szerokim obszarze zagadnień. Wspólnie z zespołem tworzony jest optymalny harmonogram prac, uwzględniający cztery etapy wdrożenia. Realizowane są szkolenia z zakresu zasad działania i funkcjonalności EZD PUW oraz elektronicznego zarządzania dokumentacją i jej archiwizacją. Trenerzy NASK prowadzą szkolenia dedykowane określonym grupom użytkowników. W pierwszej kolejności szkoleni są członkowie zespołu wdrożeniowego i koordynatorzy oraz administratorzy lokalni, następnie pracownicy punktów kancelaryjnych, punktów sekretarskich, archiwum zakładowego, a także kierownictwo. Każda z tych grup jest szkolona osobno, a program jest dostosowany do zakresu czynności realizowanych na danym stanowisku pracy.

 

[...]

 

Magdalena Sawicka
kierownik Oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, zastępca dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku; kieruje zespołem odpowiedzialnym za wdrażanie i rozwój jednolitego systemu EZD PUW w administracji publicznej RP, odpowiada za część merytoryczną systemu EZD RP 

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne