Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Nowe prawo zamówień...

02 Październik 2019 
11 września 2019 r. Sejm RP na 86. posiedzeniu uchwalił długo wyczekiwaną nową ustawę...

Zmiany w prawie oddziałujące...

02 Październik 2019 
W ustawie z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz...

Rząd stawia na PPP

02 Październik 2019 
W nowej perspektywie unijnej 2021–2027 należy się spodziewać mniejszego dofinansowania...

Czas przygotować się na pisma cyfrowe

Data publikacji: 10-07-2019 Autor: Jacek Orłowski

Zakończyły się konsultacje projektu ustawy o elektronizacji doręczeń. Nowe przepisy wprowadzają m.in. obowiązek wysyłania przez urzędy pism w postaci cyfrowej. Podmioty publiczne już dziś powinny przygotować się na falę e-korespondencji.

 

Pod koniec 2018 r. tylko z poczty Gmail korzystało ponad 1,5 miliarda ludzi na świecie. Trudno policzyć, ile obecnie jest wszystkich kont e-mail w wirtualnej przestrzeni, bez wątpienia jednak jako społeczeństwo przyzwyczailiśmy się do tej formy komunikacji. E-mail jest nam bezwzględnie potrzebny! Bez niego nie założymy konta w serwisie społecznościowym, sklepie internetowym, a także… w cyfrowym urzędzie. I choć od czerwca 2010 r. poczta elektroniczna nie jest dopuszczonym przez kodeks postępowania administracyjnego środkiem komunikacji w postępowaniu, to stary poczciwy adres z „małpką” nadal jest nam niezbędny w kontaktach z administracją publiczną.

E-mail w urzędzie

Mimo wykreślenia blisko dziesięć lat temu z art. 63 § 1 kpa poczty elektronicznej jako środka do wnoszenia podań (żądań, wyjaśnień, odwołań, zażaleń) e-mail nadal jest powszechnie wykorzystywany do kontaktu z urzędami. Za jego pomocą wnosić można skargi, komunikować się w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego (art. 36 ust. 2 pkt 5 pzp) oraz przesyłać wnioski o dostęp do informacji publicznej. W spornych sytuacjach nadawca nie będzie jednak w stanie skutecznie udowodnić przed sądem, że takie pismo do urzędu wpłynęło (zob. wyrok WSA w Olsztynie z 5 marca 2015 r., II SAB/Ol 3/15). Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dn. 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania.

E-mail nie jest wystarczająco bezpieczny pod względem technicznym, a z wykorzystaniem serwerów open relay bez trudu można się podszyć pod dowolnego nadawcę. Dlatego na mocy § 20 pkt 2 rozporządzenia o Krajowych Ramach Interoperacyjności urzędy powinny stosować certyfikaty cyfrowe do podpisywania elektronicznych listów. W ten sposób zawarte w nich informacje są zabezpieczane przed nieuprawnioną modyfikacją (np. zmianą treści, podmianą załącznika). Niestety, większość placówek publicznych nie stosuje się do tych przepisów mimo wielu kontroli NIK oraz wydania w 2015 r. przez KRMC rekomendacji w sprawie stosowania środków identyfikacji elektronicznej.

Potwierdzenie e-doręczeń

Dużo większą pewność doręczenia korespondencji urzędowej zapewniają elektroniczne skrzynki podawcze (dalej: esp). Podmioty publiczne muszą je posiadać na mocy art. 16 ust. 1a ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. I choć nie ma takiego wymogu, to najczęściej są one zakładane na ePUAP. Sporo urzędów posiada również dodatkowe esp na platformach regionalnych lub w swoich dedykowanych systemach do obsługi korespondencji.

Należy w tym miejscu przypomnieć, że zasady doręczania dokumentów elektronicznych będących podaniami wnoszonymi do organów administracji publicznej różnią się od zasad ich doręczania przez organy administracji publicznej. Jeszcze inaczej uregulowany jest sposób doręczania korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi. Jakby tego było mało, nie zawsze i nie każdy dokument można do urzędu (lub od urzędu) przesłać przez esp. Stosowne regulacje znajdują się m.in. w art. 391 kpa, a także w licznych przepisach sektorowych. Każda esp musi jednak wystawiać Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Są to dane elektroniczne powiązane z przesyłanym dokumentem elektronicznym. Mają one zapewnić rozpoznawalność ewentualnych manipulacji w oryginale i stanowić dowód doręczenia na wypadek sporów. W praktyce orzeczniczej zdarzało się jednak nieuznanie tych informacji za wystarczające (zob. wyrok WSA we Wrocławiu z 24 lutego 2015 r., IV SAB/Wr 17/15).

Zanim przesyłka elektroniczna trafi od urzędu do adresata, następuje jej awizacja. Polega ona na wysłaniu do odbiorcy e-maila z informacją o możliwości odbioru pisma w systemie podmiotu publicznego. Procedura ta jest opisana w art. 46 § 4 kpa. Paragraf siódmy wspomnianego przepisu mówi dodatkowo o tym, że zawiadomienia mogą być tworzone i przesyłane automatycznie przez system teleinformatyczny, a ich odbioru nie potwierdza się.

Skrzynka (nie) dla każdego

Formalnie tylko podmioty publiczne mają obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki podawczej, a ich adresy i uprawnienia są weryfikowane na mocy ustawy o informatyzacji. Adresy skrzynek innych podmiotów nie są weryfikowane. Można je powiązać z nadawcą jedynie na podstawie jego podpisu elektronicznego (w piśmie doręczonym na esp) lub gdy nadawca wskaże go wprost w piśmie papierowym. Nie ma przy tym pewności, że osoba, która podpisała się pod e-wnioskiem, jest upoważniona do reprezentowania danego podmiotu. Dodatkowo każdy może utworzyć na ePUAP dowolną liczbę kont podmiotów i doręczać z nich korespondencję. W efekcie funkcjonuje wiele adresów elektronicznych, które są znane tylko określonym podmiotom publicznym korespondującym z danym podmiotem w określonej sprawie. Każdy z urzędów zarządza własną listą adresów elektronicznych. Musi też wiedzieć, którego adresu użyć w danej sprawie.

 

[...]

 

Jacek Orłowski
redaktor naczelny miesięcznika „IT w Administracji” 

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne