Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Pakiet wolnościowy

27 Listopad 2019 
Prawo budowlane ma się stać proobywatelskie, deregulacyjne i wolnościowe – taki cel...

Realizacja programów unijnych

27 Listopad 2019 
Portal Funduszy Europejskich opublikował dane dotyczące postępów w realizacji programów...

Zmiana ustawy o zasadach...

27 Listopad 2019 
6 listopada 2019 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o zasadach...

Do czego nam e-faktura

Data publikacji: 05-11-2018 Autor: Ewa Dobrzeniecka
Tagi:    dostawa

Obowiązek odbioru elektronicznych faktur w zamówieniach publicznych w Polsce zbliża się wielkimi krokami. Od 18 kwietnia 2019 r. zamawiający będzie musiał odebrać e-fakturę, jeśli wystawca ją do niego prześle. Jak należy się do tego przygotować?

 

Żyjemy w coraz bardziej zdigitalizowanym świecie. Zewsząd otaczają nas cyfrowe rozwiązania, innowacyjne usługi oraz nowoczesne technologie informacyjne oraz komunikacyjne. Internet rzeczy (Internet of Things), uczenie maszynowe (machine learning), łańcuch bloków (blockchain), rozwiązania chmurowe (cloud aggregation platforms bądź cloud ser­vice brokers) sukcesywnie stają się koniecznością, a nie tylko próżną zachcianką bądź wyrafinowaną potrzebą. Innowacje cyfrowe, zwiększające efektywność i sprawność funkcjonowania przedsiębiorstw oraz podmiotów publicznych, dotyczą również elektronizacji całości procesu zamówień publicznych, w szczególności fakturowania. Fakturowanie/e-fakturowanie jest bowiem jednym z najważniejszych działań realizowanych w fazie post-award (tj. po wyborze dostawcy i podpisaniu umowy), której elementami są również m.in. zamówienie, awizo dostawy, dostawa i płatność.

Od czego się zaczęło

Elektroniczne fakturowanie rozwija się w gospodarce światowej od ponad 20 lat. Wdrażaniu tego rozwiązania przyświeca idea, aby stopniowo zastąpić tradycyjne faktury papierowe dokumentami elektronicznymi. W początkowej fazie zmian e-fakturowanie w Europie wdrażane było głównie w prywatnych firmach, natomiast na świecie do jego rozwoju przyczyniło się coraz częstsze wykorzystanie przez wielkie koncerny przemysłowe. W kolejnym etapie, zarówno na rynku europejskim, jak i globalnie, to właśnie firmy prywatne stały się głównym motorem rozwoju rynku elektronicznych faktur1. Przedsiębiorstwa bowiem uznały i doceniły korzyści ekonomiczne wynikające ze stosowania automatycznych rozwiązań do wystawiania, przekazywania, odbioru i przetwarzania e-faktur w relacjach gospodarczych, w szczególności na rynku międzynarodowym. Aktualnie można przyjąć, że e-fakturowanie weszło w następny, trzeci etap rozwoju, w którym to rządy poszczególnych państw oraz gremia wspólnotowe stopniowo wprowadzają odpowiednie zapisy prawne narzucające obowiązek fakturowania elektronicznego zarówno podmiotom publicznym, jak i prywatnym.

Dyrektywa 2014/55/UE

Unia Europejska (UE) od dawna systematycznie wspiera i promuje wdrażanie elektronicznych rozwiązań w procesie fakturowania, czego przykładem jest m.in. nadanie już w 2001 r. równoważności prawnej fakturom papierowym i ich elektronicznym odpowiednikom. Zapisy o istotności e-fakturowania uwzględnione zostały także w „Europejskiej agendzie cyfrowej” (jako jeden z siedmiu projektów przewodnich Komisji Europejskiej), w „Akcie o jednolitym rynku II” (podstawowe działanie nr 10), w „Strategii na rzecz e-zamówień” oraz komunikacie pn. „Kompleksowe e-zamówienia jako środek modernizacji administracji publicznej”. Wszystkie te dokumenty wskazywały fakturowanie elektroniczne jako kluczowy element tworzenia i rozwoju jednolitego rynku cyfrowego UE2, który znacząco przyczyni się do wzrostu gospodarczego, zwiększenia efektywności państw wspólnotowych oraz interoperacyjności i konkurencyjności działań, w szczególności w relacjach transgranicznych.

Sztandarowym dokumentem UE, wprowadzającym obowiązek odbioru faktur elektronicznych w procesach obsługi dostaw publicznych, jest dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (DzUrz UE L 133 z 6.05.2014). Zapisy dyrektywy stosuje się do faktur elektronicznych odbieranych przez jednostki publiczne oraz wystawianych w związku z realizacją zamówień publicznych. Ważne jest, że wytyczne dyrektywy dotyczą:

 

  • tylko faktur do zakupów i dostaw objętych dyrektywami o zamówieniach publicznych;
  • tylko faktur wystawianych do jednostek sektora zamówień publicznych;
  • wszystkich szczebli administracji publicznej (krajowej, regionalnej i lokalnej) w każdym kraju członkowskim UE.


Dyrektywa 2014/55/UE stwierdza, że fakturą elektroniczną jest dokument, który wykonawca wystawia i przesyła w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, dzięki czemu zamawiający może ją automatycznie odebrać i przetworzyć. Zatem fakturami elektronicznymi kategorycznie nie są tzw. obrazy faktur, czyli pliki jpg, png, gif, tif czy pdf, ponieważ nie można ich automatycznie przekazać między systemami wystawcy i zamawiającego, a następnie automatycznie przetworzyć. Dodatkowo e-faktura musi być zgodna z normą europejską fakturowania elektronicznego ogłoszoną decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2017/1870 (DzUrz UE L 266 z 17.10.2017). Norma ta wskazuje obowiązujące dwa formaty, zgodnie z którymi należy przesyłać e-faktury do zamawiających w zamówieniach publicznych: UN/CEFACT i UBL 2.1. Zatem każda faktura elektroniczna, którą wykonawca wystawi i prześle w jednym z dwóch powyższych formatów, będzie musiała być odebrana i przetworzona przez podmiot zamawiający w zamówieniach publicznych na terenie UE po wejściu w życie dyrektywy 2014/55/UE.

[...]

Ewa Dobrzeniecka
główny specjalista w Centrum Elektronicznej Gospodarki w Instytucie Logistyki i Magazynowania w Poznaniu w dziedzinie badań i analiz rynku komercyjnego i sektora jednostek publicznych; autorka badań nt. stanu e-fakturowania w Polsce oraz wewnętrznych procesów obiegu faktur (tradycyjnej i elektronicznej)

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne