Zgodnie z art. 96 pzp protokół jest jawny i sporządzany jest w trakcie prowadzenia postępowania. Oznacza to, że protokół odzwierciedla zdarzenia zaistniałe w toku postępowania, a informacja o tych zdarzeniach powinna być umieszczana w protokole niezwłocznie po ich zaistnieniu.

Załącznikami do protokołu są w szczególności: oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego. Ustawa jednoznacznie wskazuje termin udostępnienia załączników do protokołu: po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania. Wyjątek stanowią oferty, które są udostępniane od chwili ich otwarcia. Przyjrzyjmy się orzecznictwu Krajowej Izby Odwoławczej – pozornie banalna kwestia udostępnienia protokołu postępowania i załączników do niego bywa bowiem przedmiotem odwołań wykonawców:

Wyrok KIO z 1 września 2017 r. (KIO 1632/17, KIO 1662/17)

„Wszelkie załączniki do protokołu, a więc dokumenty, które nie są ofertą, Zamawiający udostępnia po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty. W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie dokonał czynności wyboru oferty najkorzystniejszej. Tym samym zarzut w zakresie zaniechania przez Zamawiającego udostępnienia dokumentów w postaci wezwań Zamawiającego, odpowiedzi wykonawców, wyjaśnień, pism Zamawiającego zawierających uzasadnienie odrzucenia oferty, jest bezpodstawny i podlega oddaleniu. Zamawiający będzie mógł udostępnić ww. dokumenty po dokonaniu czynności wyboru oferty najkorzystniejszej. Wbrew twierdzeniu Odwołującego, wyjaśnienia nie stanowią oferty. Są odrębnym dokumentem, a w ich treści znajduje się jedynie dookreślenie tego, co znalazło się w treści oferty. Tym samym, w ocenie Izby ujawnienie treści wyjaśnień może nastąpić dopiero od chwili wyboru oferty najkorzystniejszej”.

Wyrok KIO z 15 marca 2016 r. (KIO 275/16)

„(…) zgodnie z art. 96 ust. 3 ustawy Pzp, załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty. Tym samym, do chwili wyboru najkorzystniejszej oferty, zamawiający – kierując się literalnym brzmieniem przywołanego wyżej przepisu – mógłby skutecznie uchylić się od udostępnienia odwołującemu załączników do protokołu w postaci skierowanych do przystępującego wezwań oraz udzielonych przez niego wyjaśnień (lub informacji, że wyjaśnienia takie zostały złożone)”.

[...]