Zgodnie z definicją dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych termin „faktura elektroniczna” oznacza fakturę, która została wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, umożliwiającym jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie. Nadal trwają prace legislacyjne, które do naszego porządku prawnego implementują regulacje ww. dyrektywy. Jeszcze w tym roku wejdą w życie przepisy zobowiązujące zamawiających do odbioru i przetwarzania faktur, wystawionych przez wykonawców realizujących przedmiot zamówienia publicznego lub wykonujących umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi, mających postać dokumentu elektronicznego o określonej przepisami strukturze (szczegółowe informacje na temat harmonogramu planowanych zmian w zakładce e-zamawiający na stronie obok). Tak jak w obszarze przygotowywania do udzielania elektronicznych zamówień publicznych, tak i tutaj trwają prace związane z budową i wdrożeniem systemu teleinformatycznego (platformy elektronicznego fakturowania), służącego do wymiany dokumentów elektronicznych i ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz przetwarzania i udostępniania informacji związanych z realizacją zamówień publicznych. Ważne jest zatem zapoznanie się z zasadami działania elektronicznego fakturowania i z mechanizmem ich stopniowego wdrażania. 

 

---

 

Przez fakturę zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1221 ze zm.) rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przy czym fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 tej ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Faktury elektroniczne są, co do zasady, traktowane na równi z fakturami papierowymi. Istotne regulacje odnoszące się do faktur elektronicznych zawarte są m.in. w przepisach art. 106g ust. 3, art. 106h ust. 3, art. 106m i art. 106n wspomnianej ustawy.

 

---

 

E-faktura ustrukturyzowana spełnia określony standard (jest zgodna z normą europejską i jednym z formatów zalecanych przez Komisję Europejską), który pozwala na jej automatyczne (bez pracy człowieka) przekazywanie i przetwarzanie w komputerowych systemach finansowo-księgowych. Standardu tego nie spełnia e-faktura w formacie graficznego pliku PDF.

 

W myśl art. 6 dyrektywy 2014/55/UE podstawowymi elementami faktury elektronicznej są m.in.: 

 

a) identyfikatory procesu i faktury; 

b) okres, którego faktura dotyczy; 

c) informacje dotyczące sprzedawcy; 

d) informacje dotyczące nabywcy; 

e) informacje dotyczące odbiorcy płatności; 

f) informacje dotyczące przedstawiciela podatkowego sprzedawcy; 

g) odniesienie do umowy; 

h) szczegółowe informacje dotyczące dostawy; 

i) instrukcje dotyczące płatności; 

j) informacje dotyczące kwot uznań lub potrąceń; 

k) informacje dotyczące poszczególnych pozycji faktury; 

l) łączne kwoty faktury; 

m) podział na stawki VAT.

 

---

 

[...]