W związku ze zmianą przepisów o zamówieniach publicznych zmienił się zakres informacji, których wykazanie w rocznym sprawozdaniu o zamówieniach jest wymagane zgodnie z nowym rozporządzeniem.

Zgodnie z art. 98 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający zobowiązany jest do sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, które przekazywane jest Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego sprawozdanie dotyczy. W związku z tym do 1 marca 2017 r. zamawiający zobowiązany będzie do przekazania sprawozdania o zamówieniach udzielonych w 2016 r. Biorąc pod uwagę nowelizację pzp z 22 czerwca 2016 r., warto zastanowić się nad sposobem sporządzenia sprawozdania w świetle zmienionych przepisów. Jednak w pierwszej kolejności należy wspomnieć o fundamentalnych założeniach związanych ze sprawozdaniem.

Definicje ustawowe

Na wstępie konieczne jest wskazanie grona podmiotów, które są zobowiązane do sporządzenia sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Zgodnie z definicją wskazaną w art. 2 pkt 12 pzp przez pojęcie „zamawiający” należy rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej obowiązaną do stosowania pzp. Krąg podmiotów zobowiązanych do stosowania pzp został doprecyzowany w art. 3 pzp. W związku z powyższym każdy podmiot spełniający kryteria ustawowe zobowiązany będzie do sporządzenia sprawozdania o udzielonych zamówieniach, niezależnie od faktu, czy w danym roku przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie pzp, czy też nie. Warto przy tym odnieść się do definicji zamówienia publicznego, które zgodnie z art. 2 pkt 13 pzp oznacza umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Co do zasady więc każda odpłatna umowa cywilnoprawna jest zamówieniem publicznym, niezależnie od obowiązku jej zawarcia po przeprowadzeniu postępowania w ramach jednego z trybów udzielania zamówień publicznych określonego w pzp. Warto wspomnieć także, że przez pojęcie odpłatności należy rozumieć nie tylko wynagrodzenie pieniężne, ale również każdą korzyść majątkową. Natomiast opłata o charakterze publicznoprawnym nie będzie ujawniana w rocznym sprawozdaniu, gdyż nie jest zamówieniem publicznym zgodnie z definicją określoną w pzp.

Ustalenie, czy dochodzi do udzielenia zamówienia publicznego, czy też nie, może stanowić nie lada problem, gdyż niejednokrotnie decydują o tym niuanse. Odzwierciedleniem tego typu problemów są pytania kierowane przez zamawiających do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Na stronie internetowej UZP można znaleźć odpowiedzi na wątpliwości zgłaszane przez zamawiających.

[...]

Michał Zastrzeżyński
naczelnik Wydziału Zamówień Publicznych w Urzędzie Miejskim w Sosnowcu

Jarosław Rokicki
adiunkt na Wydziale Administracji i Prawa WSH w Sosnowcu, kierownik Biura Koordynacji Zamówień Publicznych i Opinii Prawnych w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Górniczej