Od 2017 r. zamawiający będą mieli obowiązek zamieszczenia planu postępowań o udzielenie zamówień na swojej stronie internetowej. Dla zamawiających działających w obszarze kultury nie będzie to jednak jedyny plan wydatków, jaki muszą posiadać.

Końcowe miesiące roku są w instytucjach kultury okresem bardzo napiętym. To czas zamykania ksiąg rachunkowych, dokonywania rozliczeń w programach unijnych, których zamknięcie następuje z końcem czwartego kwartału, rozliczania strat itd. Ustawa Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp lub ustawa), po nowelizacji z dnia 22 czerwca 2016 r., nałożyła na zamawiających kolejny obowiązek. Zgodnie bowiem z art. 13a ustawy zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2, oraz ich związki, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym, oraz zamieszczają je na stronie internetowej. Zamieszczanie planów postępowań o udzielenie zamówień publicznych ma zastosowanie po raz pierwszy do planów sporządzanych na 2017 r. Plan – dokument dotychczas niewymagany – stanie się w ten sposób obligatoryjny dla części zamawiających. Jednak jego stworzenie i upublicznienie nie rozwiąże wszystkich problemów. Zgodnie bowiem z cytowanym artykułem publikacja wskazanych planów dotyczy wyłącznie zamówień, w odniesieniu do których zamawiający mają obowiązek stosować przepisy ustawy. Jak wskazuje art. 4 pkt 8 ustawy, jej przepisów nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. Zamawiający nie będą więc zobowiązani do wykazywania w planach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zamówień o wartości do 30 000 euro ani zamówień, które są wyłączone z obowiązku stosowania przepisów ustawy¹. Warto jednak, by zamawiający mimo wszystko zadali sobie pytanie, czy nie byłoby dla nich korzystne przygotowanie również planu zamówień dla wydatków o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro.

Osobny plan dla przyznanej dotacji

Należy podkreślić, że instytucje kultury nie zawsze będą posiadały tylko jeden plan postępowań o udzielenie zamówień. W momencie przyznania dofinansowania, grantu albo dotacji (a nawet i przed ich przyznaniem – gdyż w części przypadków przed podpisaniem umowy dotacyjnej zamawiający są zobowiązani do przedstawienia planu zamówień i uzyskania jego akceptacji) zamawiający powinni stworzyć również plan postępowań, które będą realizowane z otrzymanych środków finansowych, w tym także osobny plan zamówień dla wydatków o wartości nieprzekraczającej kwoty 30 000 euro – odpowiednio dla postępowań realizowanych ze środków włas­nych swojej instytucji, jak i dla tych realizowanych z przyznanych z dotacji środków. Instytucje kultury będą zatem posiadały de facto różne plany zamówień i będą musiały na bieżąco je monitorować. Przy projektach wieloletnich rodzi to masę komplikacji.

Przed przystąpieniem do tworzenia planu dla przyznanej dotacji przede wszystkim warto sprawdzić, w jaki sposób należy wydawać otrzymane środki – czy należy do nich stosować przepisy ustawy. W większości przypadków odpowiedź będzie twierdząca, jednak czasami wytyczne pozostawiają decyzję o sposobie wydatkowania pieniędzy w gestii zamawiającego. W przypadku wątpliwości warto sprawdzić zapisy umowy dotacyjnej.