Czynności podejmowane w toku postępowania o udzielenie zamówienia oraz te związane ze środkami ochrony prawnej, a także korespondencja z zamawiającym wymagają wykazania prawidłowego umocowania osoby dokonującej tych czynności.

Obowiązująca od 28 lipca 2016 r. nowelizacja pzp wprowadziła szereg zmian mających na celu ułatwienie zakupów dokonywanych przez podmioty publiczne. Jednocześnie jednym z założeń było odformalizowanie procedury i ułatwienie zdobywania publicznych kontraktów. Dużą zmianę stanowi zastąpienie (przynajmniej teoretyczne) katalogu dokumentów składanych wraz z ofertą przez jedno oświadczenie własne wykonawcy, a więc jednolity europejski dokument zamówienia (JEDZ). Jest to nic innego, jak rodzaj ankiety pozwalającej zamawiającemu na wstępną ocenę podmiotową wykonawcy.

Omawiając zmiany dokonane w pzp wskutek wprowadzenia nowelizacji, warto przeanalizować jej wpływ na instytucję pełnomocnictwa w zamówieniach publicznych.

Przypomnijmy, że podpisywanie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ofert i składanych z nimi dokumentów oraz oświadczeń, a także korespondencja z zamawiającym, wnoszenie odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej czy przystępowanie do odwołań konkurentów to czynności, które wymagają wykazania prawidłowego umocowania dokonującej ich osoby. Działanie poprzez pełnomocnika jest sporym ułatwieniem, z którego wykonawcy chętnie korzystają. Dużym spółkom, w których często członkowie zarządu są obywatelami innych państw, mieszkającymi poza granicami RP, łatwiej jest umocować pełnomocnika do działania w imieniu i na rzecz wykonawcy, niż każdorazowo przekazywać dokumenty do podpisu np. prezesowi, który na stałe rezyduje w innym kraju. Chodzi o względy organizacyjne, ale również – a może przede wszystkim – o oszczędność czasu.

Analizując kwestie pełnomocnictwa, na początku należy przypomnieć kilka istotnych informacji odnośnie do samego udzielania pełnomocnictw i ich rodzajów.

Rodzaje pełnomocnictw

W pzp (z wyjątkiem pełnomocnictwa dla wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia) nie uregulowano w ogóle kwestii działania przez pełnomocnika. Wytyczne zawiera art. 14 pzp, który w kwestiach nieuregulowanych tą ustawą odsyła do ustawy Kodeks cywilny (dalej również: kc).

Z uwagi na zakres umocowania kodeks cywilny wyróżnia trzy rodzaje pełnomocnictw:

• tzw. pełnomocnictwo ogólne (do czynności zwykłego zarządu),
• pełnomocnictwo rodzajowe (do określonego rodzaju czynności),
• pełnomocnictwo szczególne (do dokonania konkretnej czynności).

Takie też rodzaje pełnomocnictw mogą występować w postępowaniach o zamówienie publiczne – w zależności od rodzaju czynności, jakie na ich podstawie może wykonywać umocowana osoba.