W odniesieniu do dokumentów i oświadczeń składanych przez wykonawcę na podstawie art. 25a i art. 26 ust. 1 i 2 pzp ustawodawca wymaga wprost, by były one aktualne na dzień złożenia.

Z założenia przepisy dyrektywy 2014/24/UE, a za nią krajowe regulacje pzp, nakierowane są m.in. na odbiurokratyzowanie procesu nabywczego, w tym przez uproszczenie obiegu dokumentów między zamawiającym a wykonawcami. Doświadczenia ostatnich miesięcy, w szczególności związane z JEDZ, ale również z innymi oświadczeniami i dokumentami przekazywanymi w trakcie postępowania, pokazały, że przynajmniej na obecnym etapie przyswajania nowych regulacji przez uczestników systemu zamówień publicznych cel ten nie został osiągnięty. Kwestie związane ze składaniem dokumentów powodują wiele komplikacji praktycznych. W ramach niniejszego artykułu omówione i usystematyzowane zostanie zagadnienie aktualności oświadczeń i dokumentów składanych przez wykonawców.

Aktualność JEDZ lub oświadczenia zwykłego

Pierwszym z dokumentów (sensu largo) składanych w toku postępowania jest oświadczenie własne wykonawcy, przybierające – w zależności od wartości zamówienia – formę JEDZ albo oświadczenia zwykłego. Zgodnie z art. 25a ust. 1 pzp oświadczenie dołącza się do oferty lub wniosku o dopuszczenie od udziału w postępowaniu. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia opisane przez zamawiającego warunki udziału w postępowaniu, a także kryteria selekcji (w procedurach wieloetapowych).

W omawianym kontekście istotne jest, że informacje zawarte w tymże oświadczeniu muszą być aktualne. Mają one zatem oddawać rzeczywistość, taką jaka ona jest w tym konkretnym momencie, muszą być obowiązujące w danej chwili, dotyczyć teraźniejszości.

Przyjętym przez ustawodawcę wyznacznikiem czasowym tej „aktualności” jest dzień składania ofert/wniosków. Dnia składania nie należy utożsamiać z „terminem składania ofert lub wniosków” ani z „terminem otwarcia ofert”. Mimo że pojęcia te brzmią podobnie, to służą one oznaczeniu innego momentu. Szeregując je chronologicznie:

1) najpierw następuje „dzień złożenia oferty/wniosku” wraz z oświadczeniem (zwykłym lub w formie JEDZ);
2) następnie mija „termin składania ofert/wniosków”;
3) a później następuje „termin otwarcia ofert/wniosków”.

Prawidłowe złożenie oferty lub wniosku musi nastąpić do upływu wyznaczonego przez zamawiającego terminu składania ofert/wniosków. Nie jest zatem możliwe, aby wykonawcy składający swe oferty przed ostatecznym terminem ich złożenia zagwarantowali aktualność informacji na przyszłość, czyli na moment upływu terminu składania ofert/wniosków albo ich otwarcia.