W przypadku gdy jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia, możliwe jest opisanie go przez wskazanie znaku towarowego, patentu lub pochodzenia, pod warunkiem dopuszczenia równoważności oferowanych rozwiązań.

Opis przedmiotu zamówienia jest jednym z najważniejszych elementów specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Stanowi on podstawę podjęcia przez wykonawców decyzji o przystąpieniu do postępowania oraz dokonania prawidłowej wyceny składanej oferty. Jak wskazała KIO w wyroku z 7 lipca 2015 r. (KIO 1254/15): „Zobowiązanie zamawiającego do podania wszystkich okoliczności i wymagań mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty, wynikające z przepisu art. 29 ust. 1 p.z.p., oznacza, że rolą zamawiającego jest ustalenie i przekazanie potencjalnemu wykonawcy informacji niezbędnych do złożenia oferty, który to obowiązek zamawiający winien zrealizować samodzielnie”. To bowiem zamawiający wyznacza zakres przyszłego zobowiązania wykonawcy.

Jednoznacznie i wyczerpująco

Zgodnie z treścią ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający zobowiązany jest do opisania przedmiotu zamówienia „jednoznacznie i wyczerpująco, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty” (zob. wyrok KIO z 14 czerwca 2013 r., KIO 1310/13). Zatem opis przedmiotu zamówienia powinien zostać sporządzony tak, aby w sposób zrozumiały obrazował oczekiwania zamawiającego i umożliwiał wykonawcom przygotowanie ofert spełniających te wymogi.

Wyrok KIO z 14 marca 2014 r. (KIO 380/14)

„Artykuł 29 ust. 1 p.z.p. należy interpretować łącznie z ust. 2, który stanowi, że przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Aby doszło do naruszenia powyższej normy, opis przedmiotu zamówienia musi być skonstruowany w ten sposób, że przy określonych realiach rynkowych i gospodarczych dochodzi do faktycznego monopolu jednego wykonawcy, producenta, dystrybutora (monopol podmiotowy) lub monopolu jednego określonego rodzaju produktu (monopol przedmiotowy), lub w ten sposób, że opis przedmiotu zamówienia w inny sposób ogranicza dostęp do zamówienia reprezentatywnej części wykonawców”.

Zatem zamawiający, dokonując opisu przedmiotu przez wskazanie wymaganych cech, parametrów czy też funkcji przedmiotu zamówienia, nie powinien kierować się parametrami produktu konkretnego producenta – byłoby to bowiem opisywanie przedmiotu zamówienia pod konkretny produkt. Opis wymagań zamawiającego powinien zaś wynikać bezpośrednio z potrzeb, a nie z preferencji co do danego produktu. Zamawiający nie może uznać – bez rzeczywistego określenia potrzeb i celów – że tylko produkt danego producenta jest w stanie spełnić jego wymagania, i w konsekwencji wyłącznie takiego produktu żądać.