Jeśli zamawiającemu trudno jest ustalić zakres, wielkość lub termin realizacji zamówień, których potrzeba udzielenia w przyszłości jest niemal niewątpliwa, może on przeprowadzić postępowanie o zawarcie umowy ramowej.

Definicja legalna umowy ramowej, wskazana w ustawie Prawo zamówień publicznych, jest dość skąpa, co skutkuje szeregiem wątpliwości interpretacyjnych. Ponadto z uwagi na niewielką liczbę ustawowych wskazówek dotyczących rygorów korzystania z instytucji umowy ramowej niezbędne wydaje się dokonanie szczegółowej analizy tego zagadnienia przy uwzględnieniu orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej.

Zgodnie z art. 2 ust. 9a pzp umową ramową jest umowa zawarta między zamawiającym a jednym lub większą liczbą wykonawców, której celem jest ustalenie warunków dotyczących zamówień publicznych, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności cen i, jeżeli zachodzi taka potrzeba, przewidywanych ilości.

Istota

Istotą umowy ramowej jest zawarcie swego rodzaju porozumienia między zamawiającym a wyselekcjonowanymi z zachowaniem konkurencyjności wykonawcami, które – jeżeli zajdzie taka potrzeba – umożliwi szybkie udzielenie zamówienia realizacyjnego bez konieczności stosowania pzp. Umowa ramowa powinna służyć udzieleniu zamówień, których zakres lub wielkość nie są możliwe do określenia i których termin realizacji jest trudny, a nawet niemożliwy do ustalenia na etapie postępowania o zawarcie umowy ramowej. Jako przykłady zamówień, które są udzielane w wyniku wcześniej zawartej umowy ramowej, można wskazać remonty, prace konserwacyjne, dostawy paliwa, dostawy części zamiennych i wiele innych, których potrzeba realizacji w przyszłości jest niemal niewątpliwa, a których udzielenie w wyniku przeprowadzenia postępowania w jednym z trybów przewidzianych w pzp jest zbyt czasochłonne.

Artykuł 2 ust. 9a pzp

Ilekroć w ustawie jest mowa o umowie ramowej – należy przez to rozumieć umowę zawartą między zamawiającym a jednym lub większą liczbą wykonawców, której celem jest ustalenie warunków dotyczących zamówień publicznych, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności cen i, jeżeli zachodzi taka potrzeba, przewidywanych ilości.

Przedmiot

Przedmiotem umowy ramowej mogą być zarówno usługi, jak i dostawy czy roboty budowlane, wówczas gdy zamawiający nie jest w stanie skonkretyzować zakresu, wielkości lub innych warunków realizacji zamówienia publicznego.

Umowa ramowa określa przewidywaną wielkość lub zakres zamówienia w całym okresie jej obowiązywania. Na podstawie umowy ramowej może zostać udzielonych wiele zamówień publicznych, których łączny zakres nie przekracza zakresu w niej określonego.

Zamawiający ma zatem obowiązek wskazania maksymalnego zapotrzebowania na daną dostawę, usługę lub robotę budowlaną przez określenie ich wielkości lub zakresu. Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia zamówień w pełnym zakresie wynikającym z zawartej umowy ramowej, jednak należy podkreślić, że rzeczona umowa wskazuje największy możliwy do zrealizowania w okresie jej obowiązywania zakres.

Zawierając umowę ramową, zamawiający może określić warunki udzielenia zamówień realizacyjnych, m.in. może wskazać terminy ich wykonania, warunki gwarancji czy serwisu, ogólne warunki realizacji umów zawieranych w wyniku udzielenia zamówień realizacyjnych, termin płatności etc.