Umowa ramowa jest procedurą stosowaną w celu zawarcia umowy o zamówienie publiczne. Odbywa się ona przy odpowiednim wykorzystaniu przepisów o przetargu nieograniczonym, przetargu ograniczonym lub negocjacji z ogłoszeniem.

Udzielanie zamówień przy wykorzystaniu umowy ramowej, początkowo stosowane przez zamawiających sektorowych, a później także przez zamawiających klasycznych, stanowi ułatwienie przy udzielaniu niektórych zamówień powtarzalnych czy też zamówień charakteryzujących się takim samym sposobem wykonania, lecz rozłożonych w czasie.

Warto zwrócić uwagę, że umowa ramowa nie została wprowadzona przez konkretne uregulowania w przepisach prawnych, ale wykreowana przez praktykę gospodarczą. Wykazuje pewne podobieństwa do umowy przedwstępnej. Podobnie jak ta ostatnia polega ona na organizowaniu procesu zawierania umów w przyszłości. Przystosowana jest do wielokrotnego zawierania określonego rodzaju umów, które będą względem niej umowami wykonawczymi. Kreuje ona tylko obowiązek dołożenia starań, by doszło do zawarcia umowy wykonawczej (zob. wyrok Sądu Rejonowego w Sokółce z 15 kwietnia 2015 r., I C 409/14).

Umowa ramowa a pzp

Definicja umowy ramowej zawarta w art. 2 pkt 9a pzp obowiązuje od 2004 r., kiedy to uchwalono nową ustawę, która wdrożyła dyrektywy unijne. Umowa ramowa jest to umowa zawarta między zamawiającym a jednym wykonawcą lub większą liczbą wykonawców, której celem jest ustalenie warunków dotyczących zamówień publicznych, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie, m.in. ich ceny, ilości. Jak można zauważyć, z definicji tej nie wynika, że zawarcie umowy ramowej oznacza udzielenie zamówienia publicznego. Umowę można zawrzeć tylko i wyłącznie po przeprowadzeniu jednego z trzech trybów: przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego i negocjacji z ogłoszeniem. Sposób postępowania zamawiającego w tych trybach uzależniony jest od wartości zamówienia, a w przypadku umowy ramowej – zgodnie z art. 32 ust. 7 pzp – od wartości umowy ramowej, na którą składa się łączna wartość zamówień, jakich zamawiający zamierza udzielić w okresie trwania umowy ramowej. Wartość tę ustala się przed wszczęciem postępowania zgodnie z zasadami zamówień publicznych. Zaznaczyć należy, że wykonawcy powinni otrzymać orientacyjną informację co do zakresu przedmiotowego umowy ramowej. Zamawiający ma ponadto obowiązek zaznaczyć w ogłoszeniu, że ma zamiar zawrzeć umowę ramową, oraz określić w siwz maksymalną liczbę wykonawców, z którymi zawrze umowę ramową (w ustawie wskazano, że może to być maksymalnie trzech wykonawców).

Najistotniejszą informacją jest to, że umowę ramową można zawrzeć tylko na czas oznaczony, co do zasady nie dłuższy niż cztery lata. Zamawiający może zawrzeć umowę na okres dłuższy, jeżeli spełnione zostaną łącznie dwie przesłanki:

• zamawiający uzna, że przedmiot zamówienia wymaga wydłużenia czasu trwania umowy ramowej;
• zamawiający ma szczególny interes w wydłużeniu tego czasu (zob. art. 100 ust. 1 pzp).