Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Punkty ładowania pojazdów...

25 Kwiecień 2019 
Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad otworzyła oferty na dzierżawę 13 miejsc pod...

Wpływ brexitu na zamówienia

25 Kwiecień 2019 
Na nadzwyczajnym szczycie 10 kwietnia br. Rada Europejska zgodziła się przełożyć termin...

Zmiany, zmiany, nowelizacje…

25 Kwiecień 2019 
18 kwietnia 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym...

Usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów

Data publikacji: 08-04-2015 Autor: Michał Zastrzeżyński
Tagi:    kary umowne   siwz

Opisując przedmiot zamówienia na usługę niszczenia dokumentów, zamawiający powinien pamiętać m.in. o konieczności określenia powierzchni ścinka, zgodnie z zasadą, że im cenniejsze informacje, tym trudniejsze musi być ich odzyskanie.

Wiele instytucji publicznych boryka się z problemem brakowania dokumentacji, która z uwagi na zapisy powszechnie obowiązujących przepisów prawa może zostać zniszczona. Jeżeli ilość takiej dokumentacji nie jest duża, można podjąć decyzję o zakupie urządzeń do niszczenia dokumentacji i wskazać pracowników, którzy będą systematycznie niszczyć zbędne dokumenty (w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, bez szczególnego uszczerbku dla bieżących prac). W takim przypadku rozwiązanie to może się okazać uzasadnione ekonomicznie.

Inaczej przedstawia się sytuacja, gdy instytucja publiczna ze względu na charakter wykonywanych zadań statutowych posiada duże ilości dokumentacji, którą należy zniszczyć w odpowiedni sposób. Wówczas może się okazać, że wykonywanie omawianej czynności własnymi siłami nie będzie opłacalne, a to z dwóch podstawowych przyczyn. Po pierwsze, kierownictwo jednostki zmuszone byłoby do wyznaczenia osób, które w całości poświęciłyby swój czas pracy na realizację procesu niszczenia dokumentów. Po drugie, realizacja tego procesu własnymi siłami wymagałaby wdrożenia kosztownych procedur, nie wspominając już o zakupie wysokospecjalistycznych profesjonalnych urządzeń, które służyłyby do fizycznego niszczenia dokumentów.

W takim wypadku bardziej opłacalne będzie zlecenie realizacji takiej usługi podmiotowi zewnętrznemu, który profesjonalnie zajmuje się niszczeniem dokumentów. Na rynku funkcjonuje wiele podmiotów, które prowadzą działalność nakierowaną jedynie na niszczenie dokumentów. Takich firm jest coraz więcej, ponieważ od pewnego czasu rynek biznesowy (np. banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, firmy telekomunikacyjne) – ze względu na rodzaj gromadzonych informacji i obowiązek właściwego ich przetwarzania – zainteresowany jest korzystaniem z usług podmiotów zewnętrznych w zakresie niszczenia zbędnej dokumentacji.

 

Jeżeli niszczone są dokumenty, które zawierają szczególnie wrażliwe informacje, to zamawiający powinien zastrzec możliwość osobistego uczestniczenia jego pracowników w całym procesie lub wręcz możliwość nagrania filmu z tej czynności.

Należy podkreślić, że proces niszczenia dokumentów tylko pozornie jest łatwy. W związku z tym nie wszystkie podmioty działające na rynku będą w stanie spełnić wymagania stawiane przez klienta publicznego. Zamawiający powinien zatem uwzględnić ten fakt i opisać swoje potrzeby oraz oczekiwania w sposób jak najbardziej precyzyjny i jednoznaczny.

Właściwe określenie wielkości zamówienia

Zakładając, że umowa na świadczenie usług niszczenia dokumentów jest zawierana na dłuższy czas (np. na 12 miesięcy), zamawiający powinien oszacować ilość dokumentów, jaką w tym okresie przeznaczy do zniszczenia. Najczęściej wielkość ta określana jest w metrach bieżących, kilogramach/tonach lub litrach.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne