Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

Modyfikacje systemu...

31 Grudzień 2020 
Od 14 grudnia ub.r. zamawiający i wykonawcy mogą korzystać ze zmienionego systemu do...

Kanał przez Mierzeję Wiślaną

31 Grudzień 2020 
Budową drugiego etapu budowy kanału żeglugowego przez Mierzeję Wiślaną, drogi wodnej z...

Fundusz Inwestycji Lokalnych

31 Grudzień 2020 
Rządowy Fundusz Inwestycji Lokalnych – czyli program bezzwrotnego wsparcia dla...

Dylematy związane ze sprawozdaniami

Data publikacji: 02-01-2015 Autor: Anna i Jan Tumińscy

Sporządzenie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach wiąże się m.in. z koniecznością klasyfikacji zamówień pod względem ich wartości czy z obowiązkiem stosowania instrukcji kancelaryjnej.

Stosowanie przez zamawiających ustawy – Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) wiąże się nie tylko z obligatoryjnymi czynnościami w trakcie prowadzonych postępowań, lecz także z innymi obowiązkami, takimi jak m.in. poprawne ewidencjonowanie i grupowanie dokumentacji postępowań oraz sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach.

Artykuł 98 ust. 4 pzp zobowiązuje Prezesa Rady Ministrów do określenia, w drodze rozporządzenia, zakresu informacji, które powinny być zawarte w sprawozdaniu. W celu spełnienia wymogów określonych tym aktem wykonawczym zamawiający w trakcie roku kalendarzowego powinien odpowiednio ewidencjonować i grupować dokumentację.

Ewidencjonowanie i grupowanie dokumentacji

Podmioty udzielające zamówień klasycznych, czyli:

 

  1. organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki,
  2. organy powiatu i starostwa powiatowe,
  3. organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie,
  4. organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy,


zostały zobowiązane ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach m.in. do przestrzegania instrukcji kancelaryjnej zawierającej jednolity rzeczowy wykaz akt dla poszczególnych organów. Instrukcja kancelaryjna zawarta jest w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Oprócz tego, że z mocy prawa przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej jest dla wskazanych organów i urzędów obowiązkowe, to jednocześnie jest to narzędzie, które znacznie ułatwia sporządzenie sprawozdania rocznego. Poprawne ewidencjonowanie i grupowanie dokumentacji od początku roku kalendarzowego, w tym dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych, to zasadnicza czynność gwarantująca poprawne sporządzenie sprawozdania rocznego, do którego zamawiający zostali zobowiązani w myśl pzp, a następnie zapisami rozporządzenia w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (dalej: rozporządzenie o sprawozdaniu). W dalszej części tego artykułu przedstawiono stosowanie instrukcji kancelaryjnej przez organy administracji samorządowej, zespolonej administracji rządowej w województwie oraz przez urzędy obsługujące te organy, ale warto podkreślić, że art. 98 ust. 1 pzp obowiązuje wszystkich zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 pzp. Pozostali zamawiający są również zobowiązani – innymi regulacjami prawnymi – do sporządzania i przestrzegania branżowych instrukcji kancelaryjnych. Instrukcje te kierują się analogicznymi zasadami dotyczącymi ewidencjonowania i grupowania dokumentacji.

Administracja samorządowa i zespolona administracja rządowa w województwie zobowiązane są do jednolitego znakowania spraw za pomocą trzycyfrowego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt. W przypadku zamówień publicznych, w zależności od typu organu, są to symbole 270–273.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne