Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Podziel się...

UZP o zamówieniach na...

11 Marzec 2021 
Zamówieniami publicznymi na innowacje określa się wszelkie zamówienia obejmujące zakup...

Wodny plac zabaw w Katowicach

11 Marzec 2021 
W Katowicach rozpoczyna się właśnie budowa wodnego placu zabaw na Osiedlu Tysiąclecia w...

Polska największym...

11 Marzec 2021 
Jak wynika z analizy Polskiego Instytutu Ekonomicznego, eksport autobusów elektrycznych...

Dylematy związane ze sprawozdaniami

Data publikacji: 02-01-2015 Autor: Anna i Jan Tumińscy

Sporządzenie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach wiąże się m.in. z koniecznością klasyfikacji zamówień pod względem ich wartości czy z obowiązkiem stosowania instrukcji kancelaryjnej.

Stosowanie przez zamawiających ustawy – Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) wiąże się nie tylko z obligatoryjnymi czynnościami w trakcie prowadzonych postępowań, lecz także z innymi obowiązkami, takimi jak m.in. poprawne ewidencjonowanie i grupowanie dokumentacji postępowań oraz sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach.

Artykuł 98 ust. 4 pzp zobowiązuje Prezesa Rady Ministrów do określenia, w drodze rozporządzenia, zakresu informacji, które powinny być zawarte w sprawozdaniu. W celu spełnienia wymogów określonych tym aktem wykonawczym zamawiający w trakcie roku kalendarzowego powinien odpowiednio ewidencjonować i grupować dokumentację.

Ewidencjonowanie i grupowanie dokumentacji

Podmioty udzielające zamówień klasycznych, czyli:

 

  1. organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki,
  2. organy powiatu i starostwa powiatowe,
  3. organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie,
  4. organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy,


zostały zobowiązane ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach m.in. do przestrzegania instrukcji kancelaryjnej zawierającej jednolity rzeczowy wykaz akt dla poszczególnych organów. Instrukcja kancelaryjna zawarta jest w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Oprócz tego, że z mocy prawa przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej jest dla wskazanych organów i urzędów obowiązkowe, to jednocześnie jest to narzędzie, które znacznie ułatwia sporządzenie sprawozdania rocznego. Poprawne ewidencjonowanie i grupowanie dokumentacji od początku roku kalendarzowego, w tym dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych, to zasadnicza czynność gwarantująca poprawne sporządzenie sprawozdania rocznego, do którego zamawiający zostali zobowiązani w myśl pzp, a następnie zapisami rozporządzenia w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (dalej: rozporządzenie o sprawozdaniu). W dalszej części tego artykułu przedstawiono stosowanie instrukcji kancelaryjnej przez organy administracji samorządowej, zespolonej administracji rządowej w województwie oraz przez urzędy obsługujące te organy, ale warto podkreślić, że art. 98 ust. 1 pzp obowiązuje wszystkich zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 pzp. Pozostali zamawiający są również zobowiązani – innymi regulacjami prawnymi – do sporządzania i przestrzegania branżowych instrukcji kancelaryjnych. Instrukcje te kierują się analogicznymi zasadami dotyczącymi ewidencjonowania i grupowania dokumentacji.

Administracja samorządowa i zespolona administracja rządowa w województwie zobowiązane są do jednolitego znakowania spraw za pomocą trzycyfrowego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt. W przypadku zamówień publicznych, w zależności od typu organu, są to symbole 270–273.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik Przetargi Publiczne