Sporządzenie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach wiąże się m.in. z koniecznością klasyfikacji zamówień pod względem ich wartości czy z obowiązkiem stosowania instrukcji kancelaryjnej.

Stosowanie przez zamawiających ustawy – Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) wiąże się nie tylko z obligatoryjnymi czynnościami w trakcie prowadzonych postępowań, lecz także z innymi obowiązkami, takimi jak m.in. poprawne ewidencjonowanie i grupowanie dokumentacji postępowań oraz sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach.

Artykuł 98 ust. 4 pzp zobowiązuje Prezesa Rady Ministrów do określenia, w drodze rozporządzenia, zakresu informacji, które powinny być zawarte w sprawozdaniu. W celu spełnienia wymogów określonych tym aktem wykonawczym zamawiający w trakcie roku kalendarzowego powinien odpowiednio ewidencjonować i grupować dokumentację.

Ewidencjonowanie i grupowanie dokumentacji

Podmioty udzielające zamówień klasycznych, czyli:

1. organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki,
2. organy powiatu i starostwa powiatowe,
3. organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie,
4. organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy,

zostały zobowiązane ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach m.in. do przestrzegania instrukcji kancelaryjnej zawierającej jednolity rzeczowy wykaz akt dla poszczególnych organów. Instrukcja kancelaryjna zawarta jest w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Oprócz tego, że z mocy prawa przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej jest dla wskazanych organów i urzędów obowiązkowe, to jednocześnie jest to narzędzie, które znacznie ułatwia sporządzenie sprawozdania rocznego. Poprawne ewidencjonowanie i grupowanie dokumentacji od początku roku kalendarzowego, w tym dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych, to zasadnicza czynność gwarantująca poprawne sporządzenie sprawozdania rocznego, do którego zamawiający zostali zobowiązani w myśl pzp, a następnie zapisami rozporządzenia w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (dalej: rozporządzenie o sprawozdaniu). W dalszej części tego artykułu przedstawiono stosowanie instrukcji kancelaryjnej przez organy administracji samorządowej, zespolonej administracji rządowej w województwie oraz przez urzędy obsługujące te organy, ale warto podkreślić, że art. 98 ust. 1 pzp obowiązuje wszystkich zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 pzp. Pozostali zamawiający są również zobowiązani – innymi regulacjami prawnymi – do sporządzania i przestrzegania branżowych instrukcji kancelaryjnych. Instrukcje te kierują się analogicznymi zasadami dotyczącymi ewidencjonowania i grupowania dokumentacji.

Administracja samorządowa i zespolona administracja rządowa w województwie zobowiązane są do jednolitego znakowania spraw za pomocą trzycyfrowego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt. W przypadku zamówień publicznych, w zależności od typu organu, są to symbole 270–273.