W przypadku niektórych instytucji najlepszym rozwiązaniem przy organizowaniu większego, kilkudniowego spotkania będzie połączenie swoich sił i udzielenie wspólnego zamówienia publicznego.

Ustawa Prawo zamówień publicznych dopuszcza w art. 16 możliwość wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenie zamówienia przez większą liczbę zamawiających, którzy wyznaczają spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia powyższych czynności w ich imieniu i na ich rzecz. Zamawiający ten działa wówczas jako pełnomocnik pozostałych zamawiających udzielających zamówienia wspólnego. Pozostali zamawiający (mocodawcy) nie tracą statusu zamawiających, gdyż udzielone pełnomocnictwo ma na celu uproszczenie czynności organizacyjnych do przeprowadzenia postępowania w celu wyboru wykonawcy, a także formalnie umożliwia działanie jednego podmiotu zamawiającego w imieniu i na rzecz pozostałych. Norma ta jest przeciwieństwem możliwości wyznaczenia jako pełnomocnika wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia niekoniecznie jednego z nich, ale art. 23 ust. 2 pzp pozwala na wyznaczenie podmiotu czy osoby trzeciej do ich reprezentowania.

Zamawiający decydujący się wspólnie udzielić zamówienia powinni – oprócz upoważnienia – uregulować relacje pomiędzy sobą w odrębnym porozumieniu lub umowie, ponieważ przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia wiąże się z zaciągnięciem zobowiązań finansowych. Wskazanie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania w imieniu kilku zamawiających powinno nastąpić w ogłoszeniu o zamówieniu lub w siwz (wyrok zespołu arbitrów z dnia 2 października 2007 r. – UZP/ZO/0–1175/07).