Mimo niejednolitego orzecznictwa w kwestii sposobu dokumentowania pełnomocnictwa składanego wraz z ofertą, najlepiej jest, jeśli ma ono formę pisemną. Tak więc należy składać oryginał lub jego notarialnie poświadczoną kopię.

Analiza przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (DzU z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.), dalej: pzp, prowadzi do wniosku, że akt ten w bardzo ograniczonym zakresie reguluje kwestię pełnomocnictwa. Ustawa właściwie jedynie w dwóch miejscach odnosi się wprost do pełnomocnictwa – w art. 23 ust. 2 oraz w art. 26 ust. 3 pzp.

Przepisy te nie dają jednak żadnej odpowiedzi zarówno na pytania dotyczące wymaganej treści pełnomocnictwa składanego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jak i na te dotyczące formy, w jakiej powinno ono zostać złożone przez wykonawcę czy wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Odpowiedzi tych nie zawierają również przepisy wykonawcze do pzp, a w szczególności przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU nr 226, poz. 1817).

W kodeksie cywilnym

W tych okolicznościach przywołać należy w pierwszej kolejności art. 14 pzp, zgodnie z którym do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (DzU nr 16, poz. 93 ze zm.), dalej: kc, jeżeli przepisy pzp nie stanowią inaczej.

Przepisy kc (art. 95 i 96 dotyczące przedstawicielstwa) nie zawierają jednak samej definicji pełnomocnictwa. W doktrynie i orzecznictwie uznaje się, że co do zasady pełnomocnictwo obejmuje upoważnienie do dokonywania w imieniu mocodawcy czynności prawnych, a rolą pełnomocnika jest składanie w imieniu reprezentowanego oświadczeń woli, a tym samym zastępowanie go przy czynnościach prawnych – nie zaś przy innych czynnościach, w tym w szczególności przy czynnościach faktycznych¹. Kwestię formy samego dokumentu pełnomocnictwa reguluje natomiast art. 99 § 1 kc. Treść tego przepisu wskazuje, że w przypadku czynności, dla których określona forma została zastrzeżona pod rygorem nieważności (ad solemnitatem), pełnomocnictwo do ich dokonania musi być udzielone w identycznej formie i to również pod rygorem nieważności².