Nie jest dobrym rozwiązaniem przekazywanie organizacji całości imprez kulturalnych w ręce podmiotów trzecich. Najbardziej wskazane jest więc, aby to zamawiający był organizatorem, a wykonawca realizatorem.

Do przygotowywania wystaw najczęściej zobowiązane są różnego rodzaju instytucje kultury, których definicję ustawową można znaleźć w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 27 czerwca 1996 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (DzU z 1997 r. nr 110, poz. 721 ze zm.), dalej: uopdk.

Zadaniem zarówno ustawowym jak i statutowym wskazanych tam instytucji jest prowadzenie działalności kulturalnej, czyli działalności polegającej na tworzeniu, upowszechnianiu i ochronie kultury. Dodatkowo wypada nadmienić, że definicji pojęcia „kultura” ustawodawca nie podaje w żadnej ustawie.

Najważniejszy jest temat i kształt

Głównym zadaniem przy rozpoczynaniu prac nad organizacją wystawy jest dokładne określenie, czego wystawa ma dotyczyć i jaki ma przybrać kształt. Nierzadko bowiem okazuje się, że sam temat bądź nazwa wystawy nie odzwierciedlają jej końcowego charakteru. Czasami, aby wstępnie określić kształt wystawy, potrzebne jest fachowe doradztwo osób spoza jednostki zamawiającego, czyli np. artystów plastyków, architektów czy innych twórców. Dlatego też już na samym początku zamawiający mają poważne trudności z oszacowaniem wartości zamówienia – wystawy. Z pomocą w takim przypadku może przyjść rozeznanie co do tego, jakie elementy składowe wchodzą w jej zakres.

Każda jednostka zajmująca się organizacją wystaw ma inne możliwości zarówno kadrowe, jak i w zakresie przygotowania merytorycznego pracowników, inne zasoby techniczne, a także dysponuje innymi powierzchniami wystawowymi. Dlatego przy przygotowywaniu wystawy należy wziąć w pierwszej kolejności pod uwagę zasoby zamawiającego, dobrze się z nimi zapoznać i wiedzieć, jak z nich umiejętnie korzystać. Wiedza ta pomoże również w zdefiniowaniu potrzeb zamawiającego niezbędnych do realizacji wystawy. A zatem reasumując, należy:

1. zdefiniować, jaką wystawę realizujemy,
2. określić, jakimi zasobami dysponujemy,
3. zastanowić się nad tym, czego jeszcze potrzebujemy dla zrealizowania przedmiotowej wystawy.