Zgodnie z art. 139 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (DzU z 2010 r. nr 113, poz. 758 ze zm.), dalej: pzp, umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, co oznacza, że nie ma możliwości zawarcia umowy ustnej. Skoro więc jesteśmy zobowiązani opracować umowę na piśmie, musimy zastanowić się nad niektórymi jej podstawowymi zapisami.

Oświadczenie woli stron

Przyjmując, że umowa jest czynnością prawną obejmującą co najmniej dwa zgodne i wzajemnie odpowiadające sobie co do treści oświadczenia woli stron (konsensus), mającą na celu wywołanie określonych skutków prawnych polegających na ustanowieniu, zmianie lub zniesieniu prawa podmiotowego bądź stosunku prawnego, powinny pojawić się w niej takie elementy, jak:

1. oznaczenie stron umowy,
2. informacja, czego dotyczy jej zakres,
3.  termin realizacji,
4. termin gwarancji,
5. sposób odbioru przedmiotu zamówienia,
6.  forma płatności za przedmiot zamówienia,
7. zabezpieczenie należytego wykonania umowy,
8. kary umowne.

Do umów w sprawach zamówień publicznych ‒ zgodnie z art. 139 ust. 1 pzp ‒ znajdują zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (DzU nr 16, poz. 93 ze zm.), dalej: kc, odnoszące się w szczególności do:

• zasad reprezentacji,
• ważności czynności prawnych,
• wad oświadczeń woli, działania w cudzym imieniu,
• terminów

oraz Księga trzecia Tytuł III Ogólne przepisy o zobowiązaniach umownych (art. 384-396), Tytuł VII Wykonanie zobowiązań i skutki ich niewykonania (art. 450-497), Tytuł XI Sprzedaż (art. 535-602), Tytuł XIII Dostawa (art. 605-612), Tytuł XV Umowa o dzieło (art. 627-646), Tytuł XVI Umowa o roboty budowlane (art. 647-658), Tytuł XVII Najem i dzierżawa (art. 659-709), Tytuł XVII Umowa leasingu (art. 7091-7098), Tytuł XXI Zlecenie (art. 734-751), Tytuł XXVII Umowa ubezpieczenia (art. 805-834).