Wartość zamówienia ustalona przed udzieleniem zamówienia, a nie wysokość zrealizowanych wydatków, decyduje o obowiązku stosowania pzp. Dlatego tak istotne jest, by zamawiający działał z należytą starannością.

Jedną z najważniejszych cech systemu zamówień publicznych jest zasada istotności –polegająca na ustanowieniu progów kwotowych uzasadniających stosowanie przepisów o zamówieniach publicznych. Dla oceny, czy zachodzi przesłanka wyłączająca zastosowanie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.), dalej: pzp, ze względu na niską wartość zamówienia, niezbędne jest właściwe ustalenie tej wartości przez zamawiającego.

Staranne szacowanie wartości zamówienia

Stosownie do przepisów art. 32 pzp, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez VAT-u, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Przez należytą staranność należy rozumieć obiektywnie istniejący wzorzec postępowania, stworzony w celu jak najlepszego, poprawnego ustalenia wartości zamówienia, odnoszący się do staranności obowiązującej w danym rodzaju stosunków. Z art. 32 pzp wynika, że obrana metoda szacowania wartości zamówienia powinna zapewniać zgodność tej wartości z „przeciętną ceną rynkową”, gwarantującą realne pokrycie kosztów spełnienia świadczenia oraz godziwy zysk transakcyjny dla wykonawcy¹. Oceniając, czy zamawiający właściwie ustalił wartość zamówienia, należy przede wszystkim odpowiedzieć na pytanie, czy działał w warunkach należytej staranności. Prosta analiza wydatków poniesionych przez zamawiającego w danym roku, polegająca na ustaleniu sumy zamówień danego rodzaju, jest niewystarczająca. To wartość zamówienia ustalona przed udzieleniem zamówienia, a nie wysokość rzeczywiście zrealizowanych wydatków, ma znaczenie dla oceny, czy zachodził obowiązek stosowania pzp.

Przykład 1

Analiza wykonania planu finansowego za dany rok wskazuje, że zamawiający zamówił usługi ochrony mienia (obiektów budowlanych) o wartości 14 300 euro. Jeżeli zamawiający, ustalając wartość zamówienia na początku roku, oparł się – zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 1 pzp – na wydatkach poniesionych w roku poprzednim z uwzględnieniem planowanego wskaźnika inflacji i podjął decyzję o niestosowaniu pzp ze względu na niższą od 14 000 euro wartość zamówienia, a następnie w ciągu roku udzielał zamówienia w częściach i na skutek wzrostu cen usług ponad zaplanowany wskaźnik inflacji zrealizował wydatki w sumie przekraczającej 14 000 euro (nie zmieniając przedmiotu zamówienia w porównaniu z momentem, w którym nastąpiło ustalenie wartości zamówienia) – wówczas ciężko będzie udowodnić zamawiającemu brak należytej staranności przy ustalaniu wartości zamówienia i postawić mu zarzut naruszenia zasady powszechności stosowania pzp (mimo tego, że zrealizował wydatki w kwocie przekraczającej 14 000 euro).