Negocjacje bez ogłoszenia, zapytanie o cenę oraz zamówienie z wolnej ręki to procedury, które możemy zastosować w sytuacji, gdy chcemy wydać dodatkowe środki finansowe z naszego budżetu, a z uwagi na zbliżający się koniec roku mamy mało czasu.

Ostatni kwartał każdego roku to czas, kiedy zamawiający zastanawiają się, jak sprawnie i szybko wydać pieniądze, które mają jeszcze w budżecie. Mogą to być zupełnie nowe środki lub zaoszczędzone w wyniku przeprowadzonych wcześniej postępowań. Wobec dodatkowych możliwości finansowych, zamawiający może przeprowadzić kolejne postępowania o udzielenie zamówienia. Gdy jednak brakuje czasu, trzeba wiedzieć, z jakiego trybu można skorzystać i co zrobić, aby postępowanie było zgodne z prawem i nie pojawiły się w trakcie jego przeprowadzania żadne naruszenia przepisów. Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) w art. 10 ust. 1 jednoznacznie wskazuje na to, że podstawowymi trybami udzielania zamówień są przetargi: nieograniczony i ograniczony. W sytuacji, gdy wartość zamówienia na roboty budowlane przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 10 mln euro, a na dostawy lub usługi 5 mln euro, zastosowanie trybu negocjacji z ogłoszeniem wymaga uprzedniej zgody prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, wyrażonej w drodze decyzji administracyjnej. Przy trybach: negocjacje bez ogłoszenia i zamówienie z wolnej ręki, jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60 tys. euro, zastosowanie tych trybów także wymaga uzyskania uprzedniej zgody prezesa UZP wyrażonej w drodze decyzji administracyjnej. Tryby: zapytanie o cenę i aukcja elektroniczna, są możliwe tylko w przypadku realizowania zamówień nie przekraczających wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 tys. euro.