Poprawność przebiegu procesu udzielenia zamówienia w głównej mierze zależy od rzetelności i dokładności zamawiających, a dokładnie od przestrzegania zasad związanych z przyjmowaniem ofert i obiegiem dokumentów.

Jednym z istotnych elementów procesu zamówienia publicznego jest złożenie oferty. Od poprawności tej czynności zależy bowiem dalszy udział wykonawcy w toczącym się postępowaniu. Art. 84 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) jednoznacznie wskazuje, że: „Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwierania po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu”. Oznacza to, że zarówno wykonawca, jak i zamawiający muszą dołożyć należytej staranności, aby czynności związane ze złożeniem ofert przebiegały bez dalszych zakłóceń.

Prawidłowy zapis

Proces składania ofert musi być opisany w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, do czego zamawiający jest zobligowany na podstawie art. 36 ust. 1 pkt. 14 i 15 Pzp. Wykonawca natomiast, poprzez wypełnienie tych czynności, powinien poprawnie przygotować i złożyć ofertę. Nie bez znaczenia jest w tym przypadku opis sposobu jej zapakowania i oznaczenia. Do niedawna (jeszcze niejednokrotnie dzisiaj zdarza się to zamawiającym) zapis w siwz brzmiał: „Ofertę należy zapakować w dwie koperty: na zewnętrznej należy podać informację, jakiego przetargu dotyczy, natomiast wewnętrzna koperta powinna zawierać nazwę i adres wykonawcy”.  Wielokrotnie jednak wykonawcy, składając w siedzibie zamawiającego tak zapakowane oferty, domagali się (i słusznie) potwierdzenia jej złożenia. W takich przypadkach osoby przyjmujące oferty potwierdzały „w ciemno” ich otrzymanie, a zamawiający tym samym otrzymywał anonimowe dokumenty. A tak na marginesie, to ciekawe, jak i komu zwracano ofertę złożoną po terminie bez jej otwierania, w przypadku gdy na kopercie nie było jej adresata? Obecnie w specyfikacjach powszechnie stosuje się zapis: „Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie zaadresowanej na zamawiającego z dopiskiem: oferta do przetargu nieograniczonego na...... Na kopercie należy podać nazwę i adres wykonawcy”. Potwierdzenie złożenia tak zapakowanej oferty nie budzi zastrzeżeń, a także wątpliwości. Wiadomo też, komu należy ją odesłać w przypadku złożenia jej po upływie terminu przewidzianego na składanie ofert.