Wprawdzie prawo zamówień publicznych nie nakazuje zamawiającym sporządzania jakichkolwiek rejestrów, jednakże nie sposób dobrze zorganizować pracy bez stworzenia choćby spisu prowadzonych postępowań.

Prowadzenie rejestrów może się komuś wydawać zbędną biurokracją. Jednakże, jak wskazuje doświadczenie, przy niewielkim nakładzie pracy związanej z wypełnianiem przedstawionych poniżej rejestrów, okazuje się, że zaoszczędzamy sporo czasu i nerwów w wykonywaniu swojej pracy, a sporządzenie rocznego sprawozdania z udzielonych zamówień bez konieczności przekopywania dziesiątek teczek stanie się niemalże prawdziwą przyjemnością.

Rejestr zamówień

Rejestr zamówień to swoiste archiwum, w którym zamawiający notują najistotniejsze dane na temat przeprowadzanych postępowań. Jego atutem jest to, że w przypadku jakichkolwiek kontroli wszelkie dane dotyczące prowadzonych postępowań znajdują się w jednym miejscu. Jednak najistotniejszą rolę pełni on przede wszystkim w procesie sprawozdawczym. Zgodnie z art. 98 Pzp, do dnia 1 marca każdego roku zamawiający zobligowani są do przekazania prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach w minionym roku. Dlatego też dobrze jest dostosować prowadzony rejestr zamówień pod kątem przygotowania rocznego sprawozdania. Oczywiście, ile instytucji pewnie tyle pomysłów na to, jak ów rejestr powinien wyglądać, ale najważniejsze jest to, aby ułatwił on zamawiającemu organizację udzielania zamówień.