Aby właściwie przygotować plan zamówień, zamawiający powinien dokładnie określić swoje potrzeby, uwzględniając kolejność ich realizacji oraz potrzebny na to czas.

Często zamawiający zadają sobie pytanie, do czego potrzebny będzie plan zamówień publicznych i czy jego sporządzenie jest konieczne. Część zamawiających, a może i większość, stoi na stanowisku, że treść ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) nie obliguje do przeprowadzenia procesu planowania, co w konsekwencji prowadzi do sporządzenia dokumentu zwanego „Planem zamówień publicznych w instytucji X”. Rozstrzygającym powyższe będzie szczegółowa analiza treści art. 13 ust. 1 Pzp, który stanowi: „(…) Zamawiający niezwłocznie po zatwierdzeniu albo uchwaleniu planu finansowego zgodnie z obowiązującymi zamawiającego przepisami, statutem lub umową, a w przypadku zamawiających, którzy nie sporządzają planu finansowego – raz w roku, przekazuje Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich lub zamieszcza na własnej stronie internetowej w miejscu wyodrębnionym dla zamówień, zwanym dalej „profilem nabywcy”, wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych w terminie następnych 12 miesięcy zamówieniach lub umowach ramowych (...).

1. Czytając zapisy przytoczonej powyżej części art. 13 ust. 1 Pzp, zauważymy istotne dla naszego rozważania zapisy. Po pierwsze – w końcowej części omawianego przepisu ustawodawca nakazuje zamawiającemu, poprzez użyte sformułowania w trybie nakazowym, przekazanie wstępnego ogłoszenia informacyjnego o planowanych w terminie 12 miesięcy zamówieniach lub umowach ramowych. Powyższe zatem w sposób wyraźny i oczywisty mówi, że zamawiający ma obowiązek przekazać stosowne informacje (poprzez ogłoszenie) o zaplanowanych zamówieniach i umowach ramowych, które zamierza zrealizować w ciągu 12 miesięcy.